baza wiedzyCzy mogę wrzucić akta sprawy do narzędzia AI, żeby je streściło

sporne Nie do dowolnego narzędzia. Akta są w całości objęte tajemnicą zawodową, a jej zabezpieczenie ma być adekwatne do ryzyka; samo usunięcie nazwisk tego wymogu nie zdejmuje.

Zakres tajemnicy zawodowej a zakres RODO

Radca prawny jest obowiązany zachować w tajemnicy wszystko, o czym dowiedział się w związku z udzieleniem pomocy prawnej (art. 3 ust. 3 ustawy o radcach prawnych). Kodeks Etyki doprecyzowuje ten zakres: tajemnicą objęte są wszystkie informacje dotyczące klienta i jego spraw, niezależnie od źródła oraz formy i sposobu ich utrwalenia, a także dokumenty tworzone przez radcę i jego korespondencja z klientem oraz osobami uczestniczącymi w prowadzeniu sprawy (art. 15 ust. 1 i 2 KERP). Obowiązek nie może być ograniczony w czasie (art. 17 KERP), a radca ma zabezpieczyć informacje objęte tajemnicą przed niepowołanym ujawnieniem (art. 23 KERP).

Różnica wobec RODO jest w praktyce rozstrzygająca. RODO chroni dane osobowe. Tajemnica obejmuje także to, co danymi osobowymi nie jest: treść umowy między dwiema spółkami, próg, poniżej którego klient nie pójdzie na ugodę, własną ocenę słabych punktów sprawy, kolejność zgłaszania dowodów. Wycięcie z dokumentu nazwisk nie usuwa z niego żadnej z tych informacji.

Standard zabezpieczenia

Regulamin wykonywania zawodu radcy prawnego wskazuje, czego się oczekuje. Zabezpieczenie ma być adekwatne do charakteru, rodzaju i skali działalności, otoczenia oraz rodzaju informacji i ryzyka ich ujawnienia (§ 3). Dokumenty przechowywane elektronicznie powinny być objęte odpowiednią kontrolą dostępu oraz zabezpieczeniem systemu przed nieuprawnionym dostępem i utratą danych, a radca powinien kontrolować dostęp osób współpracujących (§ 4 ust. 2). Dostęp do informacji objętych tajemnicą ma być ograniczony do osób świadczących pomoc prawną lub współpracujących przy niej, a przed dopuszczeniem takich osób do czynności radca powinien uzyskać ich zobowiązanie do zachowania tajemnicy; Regulamin przewiduje dla niego wzór, a w szczególnych przypadkach dopuszcza formę dokumentową zamiast pisemnej (§ 5).

Poziomy narzędzi i ich skutki

Ogólnodostępny czat na koncie konsumenckim. Wprowadzone treści mogą być wykorzystywane do trenowania modeli, historia jest zapisywana, umowy powierzenia zwykle nie ma, a przetwarzanie odbywa się poza Unią. Do pracy na aktach się nie nadaje, przy czym powodem nie jest jakość odpowiedzi, tylko brak kontroli nad tym, dokąd trafia wprowadzany materiał.

Narzędzie z umową powierzenia. Umowa z art. 28 ust. 3 RODO określa przedmiot, czas, charakter i cel przetwarzania oraz obowiązki podmiotu przetwarzającego; podpowierzenie wymaga zgody administratora (art. 28 ust. 2 RODO). Sama umowa powierzenia nie wyczerpuje jednak tajemnicy zawodowej, bo ta obejmuje więcej niż dane osobowe. Potrzebna jest odrębna klauzula poufności obejmująca wszystkie informacje ze sprawy oraz wskazanie, gdzie fizycznie odbywa się przetwarzanie i co dzieje się z danymi po zakończeniu usługi.

Model działający lokalnie, w infrastrukturze kancelarii. Dane nie opuszczają środowiska, ale obowiązki z § 4 ust. 2 Regulaminu zostają: kontrola dostępu, zabezpieczenie kopii, zapisy zdarzeń, procedura przy odejściu współpracownika.

Anonimizacja i jej typowe błędy

Zasady ochrony danych nie mają zastosowania do informacji anonimowych (motyw 26 RODO), ale pseudonimizacja, czyli przetworzenie, po którym dane wciąż da się przypisać osobie przy użyciu dodatkowych informacji (art. 4 pkt 5 RODO), anonimizacją nie jest.

Najczęstsze potknięcia: podmiana nazwisk przy pozostawieniu numeru KRS, NIP, sygnatury akt, dat i kwot; metadane w plikach PDF i DOCX; nagłówki, stopki i pieczęcie na skanach; unikatowy układ faktów, po którym sprawę rozpozna każdy, kto ją zna. Osobna rzecz jest ważniejsza od wszystkich powyższych: anonimizacja odpowiada na pytanie o dane osobowe, a strategia procesowa pozostaje objęta tajemnicą także wtedy, gdy nie ma w niej ani jednego nazwiska.

Przykład: streszczenie akt sprawy gospodarczej

Spór o karę umowną z umowy o roboty budowlane, akta liczą około 1400 kart: dziennik budowy, protokoły odbiorów, korespondencja stron, opinia prywatna. Radca chce chronologii zdarzeń z okresu spornego.

Najpierw sprawdza umowę z klientem i ustala z nim na piśmie, czy przy prowadzeniu sprawy mogą być używane narzędzia zewnętrzne. Potem wybiera narzędzie, dla którego ma umowę powierzenia, klauzulę poufności, wskazane miejsce przetwarzania, umownie wyłączone uczenie na wprowadzanych treściach i możliwość wyłączenia historii.

Ogranicza materiał: do narzędzia trafiają dziennik budowy i korespondencja z okresu spornego, a nie całe akta, i usuwa dane osób trzecich, które do chronologii nie są potrzebne (pracownicy podwykonawcy, świadkowie zdarzeń niespornych). Zleca zadanie zamknięte, czyli zestawienie zdarzeń z datami i wskazaniem karty akt, bez ocen prawnych.

Wynik sprawdza, biorąc dwadzieścia losowych pozycji zestawienia i porównując je z dokumentami źródłowymi, a osobno sprawdza, czy narzędzie nie dopisało zdarzeń, których w aktach nie ma. W karcie sprawy odnotowuje narzędzie, zakres wprowadzonego materiału, datę i osobę sprawdzającą. Własnej notatki o progu ugodowym i ocenie szans do narzędzia nie wprowadza, bo chronologia tego nie wymaga, a to jest rdzeń tajemnicy.

Typowy błąd

Przekonanie, że po usunięciu nazwisk problem znika. Drugi w kolejności: opieranie decyzji na zapewnieniu ze strony internetowej dostawcy zamiast na umowie, którą da się okazać przy kontroli.

Czego dziś nie da się rozstrzygnąć

Regulamin mówi o osobach współpracujących z radcą prawnym przy świadczeniu pomocy prawnej, a nie o dostawcy usługi informatycznej, i nie przesądza, czy zobowiązanie z § 5 może zastąpić klauzula poufności w umowie ze spółką. Nie znam wiążącego stanowiska samorządu, które rozstrzygałoby, czy i na jakich warunkach przekazanie akt dostawcy narzędzia mieści się w granicach tajemnicy zawodowej bez zgody klienta. Nie są mi też znane opublikowane orzeczenia dyscyplinarne w takich sprawach. Do czasu ich pojawienia się rozsądne jest przyjęcie ostrożniejszego wariantu i uzyskanie zgody klienta.

Źródła: ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych, art. 3 ust. 3 i 4 (tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 499); Kodeks Etyki Radcy Prawnego, art. 15 ust. 1 i 2, art. 17 i art. 23; Regulamin wykonywania zawodu radcy prawnego, § 3, § 4 ust. 2 i § 5 wraz z załącznikiem; rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO), art. 4 pkt 5, art. 28 ust. 2 i 3, art. 32 i motyw 26. Sprawdzone 5.08.2026. Treść ma charakter ogólny i nie zastępuje oceny konkretnej sprawy. Kryteria doboru i cykl przeglądu opisuje metodologia.