Czy można zbudować bazę wiedzy kancelarii opartą na AI i czego wtedy pilnować

Przeszukiwanie dokumentów a douczanie modelu

Te dwa mechanizmy bywają mylone, a różnią się skutkiem.

W pierwszym wariancie narzędzie ma dostęp do wskazanego zbioru plików kancelarii. Na pytanie wyszukuje w nim pasujące fragmenty i na ich podstawie układa odpowiedź, a model językowy nie zmienia się przy tym w żaden sposób. Dokument nie zmienia modelu, ale zwykle trafia do indeksu po stronie dostawcy, razem z kopiami zapasowymi i zapisami zapytań. Usunięcie pliku ze zbioru to dopiero pierwszy krok, a o zakres i termin usunięcia z indeksu i z kopii trzeba zapytać dostawcę i zapisać to w umowie.

W drugim wariancie dokumenty stają się materiałem, na którym model jest douczany, i przechodzą do jego parametrów. Wyjęcie ich stamtąd jest w praktyce bardzo trudne i zwykle sprowadza się do ponownego wytrenowania, a skutku takiego zabiegu nie da się łatwo sprawdzić. Fragmenty treści mogą przy tym pojawić się w odpowiedzi udzielonej komuś spoza kancelarii.

Wariant pierwszy zwykle pozwala wycofać dokument ze zbioru i ograniczyć jego widoczność do wybranych osób, przy czym zakres tej odwracalności zależy od tego, co dostawca robi z indeksem, kopiami i zapisami zapytań. Drugi wariant nie daje ani jednego, ani drugiego.

Tajemnica zawodowa i umowa z klientem

Zgodnie z art. 3 ust. 3 ustawy o radcach prawnych radca prawny jest obowiązany zachować w tajemnicy wszystko, o czym dowiedział się w związku z udzieleniem pomocy prawnej. Ust. 4 dodaje, że obowiązek nie jest ograniczony w czasie. Art. 15 ust. 2 Kodeksu Etyki Radcy Prawnego obejmuje tajemnicą wszelkie tworzone przez radcę prawnego dokumenty oraz korespondencję radcy prawnego z klientem i osobami uczestniczącymi w prowadzeniu sprawy, powstałe dla celów związanych ze świadczeniem pomocy prawnej. Art. 23 KERP: „Radca prawny obowiązany jest zabezpieczyć przed niepowołanym ujawnieniem wszelkie informacje objęte tajemnicą zawodową”.

Stąd przed podłączeniem narzędzia pozostaje ustalić, kto poza kancelarią zobaczy treść dokumentów, dokąd one trafią i jak długo tam zostaną. Jeżeli odpowiedź wskazuje zewnętrznego dostawcę, trzeba najpierw ustalić jego rolę. Przy roli podmiotu przetwarzającego potrzebna jest umowa powierzenia spełniająca wymagania art. 28 ust. 3 RODO, kontrola dalszego powierzania (art. 28 ust. 2 RODO) i dobranie zabezpieczeń do ryzyka (art. 32 RODO).

W części spraw w aktach są dane szczególnych kategorii albo dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych (art. 9 i 10 RODO). Trzeba to sprawdzić dla konkretnego zbioru, bo od tego zależy poziom zabezpieczeń.

Zgoda klienta to osobna sprawa. Obowiązek zabezpieczenia z art. 23 KERP wiąże niezależnie od tego, czy klient się zgodził. Przejrzeć trzeba natomiast umowy, bo klienci instytucjonalni coraz częściej zapisują zakaz przekazywania materiałów narzędziom zewnętrznym albo wymóg zgłoszenia każdego nowego podmiotu przetwarzającego.

Dobór dokumentów i ich aktualność

Do bazy trafia to, co ma być wzorcem, czyli zaakceptowane wzory pism i umów, opinie wewnętrzne, notatki o linii orzeczniczej i listy kontrolne. Poza nią zostają wersje robocze, porzucone koncepcje i materiały ze spraw, w których wartość leży w stanie faktycznym, a nie w konstrukcji prawnej. Kopiowanie całego dysku daje efekt odwrotny do zamierzonego.

Każdy dokument potrzebuje daty sporządzenia, stanu prawnego, na jaki był przygotowany, oraz statusu (obowiązujący, do przeglądu, wycofany). Bez tego narzędzie z jednakową pewnością poda wzór sprzed nowelizacji i po niej. Potrzebna jest też osoba odpowiedzialna za przegląd i stała data przeglądu.

Jeżeli w kancelarii działają wewnętrzne ograniczenia dostępu przy konflikcie interesów, a narzędzie nie potrafi ograniczyć widoczności do wybranych zespołów, materiały nimi objęte do bazy nie trafiają.

Wskazanie źródła przy każdej odpowiedzi

Każda odpowiedź ma wskazywać dokument, z którego pochodzi, z nazwą pliku i miejscem w nim. Bez tego nie da się sprawdzić, czy narzędzie zacytowało jeden wzór, czy skleiło dwa o różnych datach.

Odpowiedzialność zostaje przy radcy prawnym. Art. 12 ust. 1 KERP wymaga wykonywania czynności zawodowych sumiennie i z należytą starannością uwzględniającą profesjonalny charakter działania. Ani dostawca narzędzia, ani autor dokumentu w bazie tego obowiązku nie przejmuje.

Art. 4 rozporządzenia (UE) 2024/1689, w brzmieniu nadanym rozporządzeniem (UE) 2026/1744, mówi o środkach wspierających rozwój kompetencji osób zajmujących się w organizacji obsługą i wykorzystaniem systemów AI. Nowelizacja ten przepis złagodziła. Nie ma w nim gwarantowanego poziomu ani progu. Przeszkolenie zespołu przed uruchomieniem bazy jest oczekiwane, ale kancelaria sama ustala jego zakres.

Przykładowa baza wzorów i opinii wewnętrznych

Kancelaria pracownicza i korporacyjna liczy dziewięć osób i chce, żeby aplikant zamiast pytać wspólnika mógł sprawdzić, czy kancelaria ma wzór porozumienia o rozwiązaniu umowy z zakazem konkurencji i czy pisała już opinię o odprawie przy zwolnieniu grupowym.

Zaczyna się od spisu. Na dysku jest 4200 plików. Po odsianiu wersji roboczych, pism procesowych i korespondencji zostaje 180 dokumentów, z czego 61 wzorów, 74 opinie wewnętrzne i 45 notatek ze szkoleń wewnętrznych. To jest zbiór do dalszego przeglądu.

Każdy dokument dostaje nagłówek zawierający tytuł, datę, stan prawny na dzień, autora i status. Opinie pisane dla konkretnych klientów zostają pozbawione danych identyfikujących, czyli znikają nazwa spółki, kwoty i daty zdarzeń, a zostaje konstrukcja prawna. Dwudziestu jeden opinii nie da się w ten sposób przerobić, bo cała ich wartość leży w stanie faktycznym, więc zostają poza bazą. Do bazy wchodzi ostatecznie 159 dokumentów.

Narzędzie działa w wariancie przeszukiwania. W umowie z dostawcą zapisane są powierzenie przetwarzania, zakaz wykorzystania treści do trenowania, wykaz podmiotów, którym dostawca może dalej powierzyć dane, lokalizacja serwerów oraz termin usunięcia danych po rozwiązaniu umowy razem z zakresem usunięcia z indeksu i kopii. Wspólnik sprawdza dwie umowy z klientami instytucjonalnymi, a w jednej jest wymóg zgłoszenia każdego nowego podmiotu przetwarzającego, więc kancelaria wysyła zgłoszenie przed uruchomieniem bazy.

Odpowiedzi mają obowiązkowy przypis z nazwą pliku i numerem strony, a przyjęta zasada brzmi, że przypis otwiera się i czyta, zanim cokolwiek trafi do pisma.

Po trzech miesiącach przychodzi pierwszy przegląd. Dwanaście wzorów odsyła do przepisu w brzmieniu sprzed zmiany, więc ich status zmienia się na wycofany i narzędzie przestaje je podawać. Wychodzi też, że w dwóch wypadkach baza połączyła opinię z 2021 r. z wzorem z 2025 r., nie sygnalizując rozbieżności dat, więc do zasad wchodzi punkt, zgodnie z którym przy dwóch źródłach o różnych datach czyta się oba.

Baza zapełniona wszystkim z dysku i pozbawiona właściciela

Wrzucenie do bazy wszystkiego, co jest na dysku, w przekonaniu, że im więcej materiału, tym lepsza odpowiedź. Wersje robocze i porzucone koncepcje mieszają się wtedy z dokumentami zaakceptowanymi, a narzędzie ich nie rozróżni, bo w treści nic tego nie zdradza.

Wpadką jest też baza bez właściciela. Jeżeli nikt nie odpowiada za przegląd, po roku nikt jej nie ufa i pytanie znów idzie do wspólnika.

Zagadnienia nierozstrzygnięte

Brak stanowiska organów samorządu radcowskiego i orzecznictwa dyscyplinarnego co do tego, czy skorzystanie z zewnętrznego narzędzia przy dokumentach objętych tajemnicą wymaga zgody klienta, czy wystarczy jego poinformowanie.

Otwarta pozostaje kwalifikacja dostawcy narzędzia jako podmiotu przetwarzającego albo administratora. Zależy to od modelu usługi, a same warunki dostawców bywają w tym punkcie niejednoznaczne.

Nierozstrzygnięte jest też, jak traktować zapisy zapytań i odpowiedzi przechowywane po stronie dostawcy. Bywają traktowane jako dane techniczne, a potrafią zawierać treść objętą tajemnicą.