baza wiedzyCzy można zbudować bazę wiedzy kancelarii opartą na AI i czego wtedy pilnować

moja ocena Przepisy takiej bazy nie zakazują, ale warunki jej dopuszczalności nie są przesądzone. Ryzyko obniża wariant, w którym narzędzie przeszukuje wskazany zbiór dokumentów zamiast uczyć się na nich, a każda odpowiedź wskazuje dokument źródłowy.

Przeszukiwanie dokumentów a douczanie modelu

Te dwa mechanizmy bywają mylone, a różnią się skutkiem.

W pierwszym wariancie narzędzie ma dostęp do wskazanego zbioru plików kancelarii. Na pytanie wyszukuje w nim pasujące fragmenty i na ich podstawie układa odpowiedź, a model językowy nie zmienia się przy tym w żaden sposób. Dokument nie zmienia modelu, ale zwykle trafia do indeksu po stronie dostawcy, razem z kopiami zapasowymi i zapisami zapytań. Usunięcie pliku ze zbioru to dopiero pierwszy krok; o zakres i termin usunięcia z indeksu i z kopii trzeba zapytać dostawcę i zapisać to w umowie.

W drugim wariancie dokumenty stają się materiałem, na którym model jest douczany, i przechodzą do jego parametrów. Wyjęcie ich stamtąd jest w praktyce bardzo trudne i zwykle sprowadza się do ponownego wytrenowania, a skutku takiego zabiegu nie da się łatwo sprawdzić. Fragmenty treści mogą przy tym pojawić się w odpowiedzi udzielonej komuś spoza kancelarii.

Wariant pierwszy zwykle pozwala wycofać dokument ze zbioru i ograniczyć jego widoczność do wybranych osób, przy czym zakres tej odwracalności zależy od tego, co dostawca robi z indeksem, kopiami i zapisami zapytań. Drugi wariant nie daje ani jednego, ani drugiego.

Tajemnica zawodowa i umowa z klientem

Art. 3 ust. 3 ustawy o radcach prawnych: radca prawny jest obowiązany zachować w tajemnicy wszystko, o czym dowiedział się w związku z udzieleniem pomocy prawnej. Ust. 4 dodaje, że obowiązek nie jest ograniczony w czasie. Art. 15 ust. 2 Kodeksu Etyki Radcy Prawnego obejmuje tajemnicą wszelkie tworzone przez radcę prawnego dokumenty oraz korespondencję radcy prawnego z klientem i osobami uczestniczącymi w prowadzeniu sprawy, powstałe dla celów związanych ze świadczeniem pomocy prawnej. Art. 23 KERP: „Radca prawny obowiązany jest zabezpieczyć przed niepowołanym ujawnieniem wszelkie informacje objęte tajemnicą zawodową”.

Stąd trzy pytania przed podłączeniem narzędzia: kto poza kancelarią zobaczy treść dokumentów, dokąd one trafią i jak długo tam zostaną. Jeżeli odpowiedź wskazuje zewnętrznego dostawcę, trzeba najpierw ustalić jego rolę. Przy roli podmiotu przetwarzającego potrzebna jest umowa powierzenia spełniająca wymagania art. 28 ust. 3 RODO, kontrola dalszego powierzania (art. 28 ust. 2 RODO) i dobranie zabezpieczeń do ryzyka (art. 32 RODO).

W części spraw w aktach są dane szczególnych kategorii albo dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych (art. 9 i 10 RODO). Trzeba to sprawdzić dla konkretnego zbioru, bo od tego zależy poziom zabezpieczeń.

Zgoda klienta to osobna sprawa. Obowiązek zabezpieczenia z art. 23 KERP wiąże niezależnie od tego, czy klient się zgodził. Przejrzeć trzeba natomiast umowy: klienci instytucjonalni coraz częściej zapisują zakaz przekazywania materiałów narzędziom zewnętrznym albo wymóg zgłoszenia każdego nowego podmiotu przetwarzającego.

Dobór dokumentów i ich aktualność

Do bazy trafia to, co ma być wzorcem: zaakceptowane wzory pism i umów, opinie wewnętrzne, notatki o linii orzeczniczej, listy kontrolne. Poza nią zostają wersje robocze, porzucone koncepcje i materiały ze spraw, w których wartość leży w stanie faktycznym, a nie w konstrukcji prawnej. Kopiowanie całego dysku daje efekt odwrotny do zamierzonego.

Każdy dokument potrzebuje daty sporządzenia, stanu prawnego, na jaki był przygotowany, oraz statusu: obowiązujący, do przeglądu, wycofany. Bez tego narzędzie z jednakową pewnością poda wzór sprzed nowelizacji i po niej. Potrzebna jest też osoba odpowiedzialna za przegląd i stała data przeglądu.

Jeżeli w kancelarii działają wewnętrzne ograniczenia dostępu przy konflikcie interesów, a narzędzie nie potrafi ograniczyć widoczności do wybranych zespołów, materiały nimi objęte do bazy nie trafiają.

Wskazanie źródła przy każdej odpowiedzi

Każda odpowiedź ma wskazywać dokument, z którego pochodzi, z nazwą pliku i miejscem w nim. Bez tego nie da się sprawdzić, czy narzędzie zacytowało jeden wzór, czy skleiło dwa o różnych datach.

Odpowiedzialność zostaje przy radcy prawnym. Art. 12 ust. 1 KERP wymaga wykonywania czynności zawodowych sumiennie i z należytą starannością uwzględniającą profesjonalny charakter działania. Ani dostawca narzędzia, ani autor dokumentu w bazie tego obowiązku nie przejmuje.

Art. 4 rozporządzenia (UE) 2024/1689, w brzmieniu nadanym rozporządzeniem (UE) 2026/1744, mówi o środkach wspierających rozwój kompetencji osób zajmujących się w organizacji obsługą i wykorzystaniem systemów AI. Nowelizacja ten przepis złagodziła: nie ma w nim gwarantowanego poziomu ani progu. Przeszkolenie zespołu przed uruchomieniem bazy jest oczekiwane, ale kancelaria sama ustala jego zakres.

Przykład: baza wzorów i opinii wewnętrznych

Kancelaria pracownicza i korporacyjna, dziewięć osób. Cel: żeby aplikant zamiast pytać wspólnika mógł sprawdzić, czy kancelaria ma wzór porozumienia o rozwiązaniu umowy z zakazem konkurencji i czy pisała już opinię o odprawie przy zwolnieniu grupowym.

Zaczyna się od spisu. Na dysku jest 4200 plików. Po odsianiu wersji roboczych, pism procesowych i korespondencji zostaje 180 dokumentów: 61 wzorów, 74 opinie wewnętrzne, 45 notatek ze szkoleń wewnętrznych. To jest zbiór do dalszego przeglądu.

Każdy dokument dostaje nagłówek: tytuł, data, stan prawny na dzień, autor, status. Opinie pisane dla konkretnych klientów zostają pozbawione danych identyfikujących: znikają nazwa spółki, kwoty i daty zdarzeń, zostaje konstrukcja prawna. Dwudziestu jeden opinii nie da się w ten sposób przerobić, bo cała ich wartość leży w stanie faktycznym, więc zostają poza bazą. Do bazy wchodzi ostatecznie 159 dokumentów.

Narzędzie działa w wariancie przeszukiwania. W umowie z dostawcą: powierzenie przetwarzania, zakaz wykorzystania treści do trenowania, wykaz podmiotów, którym dostawca może dalej powierzyć dane, lokalizacja serwerów, termin usunięcia danych po rozwiązaniu umowy razem z zakresem usunięcia z indeksu i kopii. Wspólnik sprawdza dwie umowy z klientami instytucjonalnymi; w jednej jest wymóg zgłoszenia każdego nowego podmiotu przetwarzającego, więc kancelaria wysyła zgłoszenie przed uruchomieniem bazy.

Odpowiedzi mają obowiązkowy przypis z nazwą pliku i numerem strony, a przyjęta zasada brzmi, że przypis otwiera się i czyta, zanim cokolwiek trafi do pisma.

Po trzech miesiącach przychodzi pierwszy przegląd. Dwanaście wzorów odsyła do przepisu w brzmieniu sprzed zmiany, więc ich status zmienia się na wycofany i narzędzie przestaje je podawać. Wychodzi też, że w dwóch wypadkach baza połączyła opinię z 2021 r. z wzorem z 2025 r., nie sygnalizując rozbieżności dat, więc do zasad wchodzi punkt: przy dwóch źródłach o różnych datach czyta się oba.

Najczęstsza wpadka

Wrzucenie do bazy wszystkiego, co jest na dysku, w przekonaniu, że im więcej materiału, tym lepsza odpowiedź. Wersje robocze i porzucone koncepcje mieszają się wtedy z dokumentami zaakceptowanymi, a narzędzie ich nie rozróżni, bo w treści nic tego nie zdradza.

Druga wpadka to baza bez właściciela. Jeżeli nikt nie odpowiada za przegląd, po roku nikt jej nie ufa i pytanie znów idzie do wspólnika.

Czego dziś nie da się rozstrzygnąć

Brak stanowiska organów samorządu radcowskiego i orzecznictwa dyscyplinarnego co do tego, czy skorzystanie z zewnętrznego narzędzia przy dokumentach objętych tajemnicą wymaga zgody klienta, czy wystarczy jego poinformowanie.

Otwarta pozostaje kwalifikacja dostawcy narzędzia: podmiot przetwarzający czy administrator. Zależy to od modelu usługi, a same warunki dostawców bywają w tym punkcie niejednoznaczne.

Nierozstrzygnięte jest też, jak traktować zapisy zapytań i odpowiedzi przechowywane po stronie dostawcy. Bywają traktowane jako dane techniczne, a potrafią zawierać treść objętą tajemnicą.

Źródła: ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych, art. 3 ust. 3–5 (tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 499); Kodeks Etyki Radcy Prawnego, art. 12 ust. 1, art. 15 ust. 1–3 i art. 23; rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO), art. 9, art. 10, art. 28 ust. 2 i 3 oraz art. 32; rozporządzenie (UE) 2024/1689 (AI Act), art. 4 w brzmieniu nadanym rozporządzeniem (UE) 2026/1744. Sprawdzone 5.08.2026. Treść ma charakter ogólny i nie zastępuje oceny konkretnej sprawy. Kryteria doboru i cykl przeglądu opisuje metodologia.