Co zapisać w postępowaniu o zamówienie na system z AI

Przeznaczenie systemu jako podstawa klasyfikacji ryzyka

Art. 99 ust. 1 Pzp każe opisać przedmiot zamówienia jednoznacznie i wyczerpująco. Przy narzędziu z AI ta jednoznaczność sprowadza się do pytania, do czego system ma służyć. Przeznaczenie (art. 3 pkt 12 rozporządzenia 2024/1689) decyduje o klasyfikacji ryzyka, a klasyfikacja o tym, czyje obowiązki się uruchamiają i ile kosztuje ich wykonanie.

Załącznik III pkt 5 lit. a wymienia systemy wykorzystywane przez organy publiczne lub w ich imieniu do oceny kwalifikowalności osób fizycznych do podstawowych świadczeń i usług publicznych. Reżim wysokiego ryzyka dla załącznika III stosuje się od 2 grudnia 2027 r., dla załącznika I od 2 sierpnia 2028 r. Umowa zawierana dziś zwykle obejmie te daty, więc obowiązki, które wtedy zaczną działać, trzeba w niej przewidzieć.

Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem opisu jest funkcja, którą system ma pełnić. Art. 99 ust. 4 Pzp zakazuje opisu utrudniającego uczciwą konkurencję, a art. 99 ust. 5 i 6 dopuszczają wskazanie znaku towarowego tylko wtedy, gdy inaczej opisać się nie da, ze słowami „lub równoważny” i z podanymi kryteriami równoważności. Nazwa konkretnego modelu w opisie zwykle tego testu nie przechodzi i wiąże urząd na lata z jednym rozwiązaniem.

Dokumenty od wykonawcy

Podstawą są przedmiotowe środki dowodowe uregulowane w art. 105 Pzp (certyfikaty), art. 106 (inne środki na potwierdzenie wymagań, cech lub kryteriów) i art. 107 (żądanie i uzupełnianie). Art. 106 ust. 2 wymaga proporcjonalności i związku z przedmiotem zamówienia, ust. 3 zakazuje ograniczania konkurencji.

Przy zakupie żądaj instrukcji stosowania, opisu przeznaczenia i znanych ograniczeń, opisu rejestrowania zdarzeń, informacji o oznaczaniu treści generowanych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego (art. 50 ust. 2 rozporządzenia) oraz oświadczenia, kto występuje jako dostawca w rozumieniu art. 3 pkt 3.

Rola dostawcy po wdrożeniu systemu

Dostawca rozwija system i wprowadza go do obrotu pod własną nazwą (art. 3 pkt 3), podmiot stosujący korzysta z systemu pod własną odpowiedzialnością (art. 3 pkt 4). Ten podział potrafi się przesunąć. Art. 25 ust. 1 rozporządzenia przenosi rolę dostawcy na podmiot stosujący, gdy opatrzy on system wysokiego ryzyka swoją nazwą lub znakiem towarowym (lit. a), dokona w nim istotnej zmiany (lit. b) albo zmieni przeznaczenie systemu tak, że staje się on systemem wysokiego ryzyka (lit. c). Zgodnie z art. 25 ust. 2 dotychczasowy dostawca przestaje wtedy być uznawany za dostawcę tego systemu i ma ściśle współpracować z nowym dostawcą, udostępniając niezbędne informacje oraz dostęp techniczny.

Z tego biorą się dwa zapisy umowne, czyli zakaz umieszczania oznaczeń urzędu w interfejsie bez odrębnej zgody oraz obowiązek zgłaszania zmian dotykających przeznaczenia. Przepis dotyczy systemów wysokiego ryzyka, więc przy pozostałych systemach zakaz oznaczeń jest ostrożnością umowną, a nie wykonaniem art. 25.

Dane, wyniki, zmiany modelu

Umowa powinna rozstrzygać, czy dane urzędu mogą służyć do trenowania lub dostrajania modelu (domyślnie nie), gdzie są przetwarzane i co się z nimi dzieje po zakończeniu współpracy. Jeżeli dostawca przetwarza dane osobowe w imieniu urzędu, potrzebna jest umowa powierzenia z art. 28 RODO. Rolę dostawcy trzeba ustalić wcześniej, bo w części zakresów bywa on odrębnym administratorem.

Status prawnoautorski treści generowanych przez system jest sporny, więc umowa powinna niezależnie od tego dawać urzędowi prawo korzystania z wyników bez ograniczeń czasowych i terytorialnych oraz prawo eksportu w formacie otwartym.

Wersje modeli zmieniają się w cyklu krótszym niż okres obowiązywania umowy, a art. 455 ust. 1 pkt 1 Pzp pozwala zmienić umowę bez nowego postępowania tylko na podstawie jasnych, precyzyjnych i jednoznacznych postanowień określających rodzaj i zakres zmian oraz warunki ich wprowadzenia. Procedury zmiany wersji nie da się dopisać po fakcie.

Kryteria oceny ofert

Art. 246 ust. 1 Pzp zakazuje zamawiającym publicznym z art. 4 pkt 1 i 2 oraz ich związkom stosowania ceny jako jedynego kryterium albo kryterium o wadze przekraczającej 60%. Wyjątek z ust. 2 wymaga określenia w opisie przedmiotu zamówienia wymagań jakościowych odnoszących się co najmniej do głównych elementów. Mierzalne jest to, co zamawiający sprawdzi sam, na własnym zbiorze testowym. Deklaracja wykonawcy o skuteczności narzędzia takim kryterium nie jest.

Wyjaśnienia wykonawcy napisane przez model

Art. 224 ust. 1 Pzp nakazuje zamawiającemu żądać wyjaśnień, gdy cena lub jej istotne części składowe wydają się rażąco niskie albo budzą wątpliwości co do możliwości wykonania zamówienia, a ust. 6 nakazuje odrzucić ofertę, gdy wyjaśnienia ceny nie uzasadniają.

Osobno działa art. 109 ust. 1 pkt 10, przewidujący wykluczenie wykonawcy, który wskutek lekkomyślności lub niedbalstwa przedstawił informacje wprowadzające w błąd, mogące mieć istotny wpływ na decyzje zamawiającego. Podstawa jest fakultatywna, więc działa tylko wtedy, gdy zamawiający wskazał ją w ogłoszeniu o zamówieniu lub w dokumentach zamówienia (art. 109 ust. 2 Pzp). Odstąpienie od wykluczenia z art. 109 ust. 3 tego punktu nie obejmuje.

Skutek jest dotkliwszy niż odrzucenie oferty, bo wykluczenie trwa rok od zdarzenia (art. 111 pkt 6) i działa w kolejnych postępowaniach, a oferta wykonawcy podlegającego wykluczeniu podlega odrzuceniu (art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. a). Tak zakończyła się sprawa KIO 3342/25. W wyjaśnieniach dotyczących ceny i stawek VAT wykonawca powołał interpretacje indywidualne, których nie udało się odnaleźć, oraz podał błędne kody klasyfikacji usług i nieaktualny numer pozycji załącznika do ustawy o VAT, a Izba uznała te informacje za nieprawdziwe. Izba zaznaczyła, że podstawą wykluczenia jest nierzetelność przekazanych informacji, niezależnie od tego, czy wzięła się z ludzkiego błędu, czy z niewłaściwego użycia narzędzia.

Przykładowe narzędzie do wstępnej obsługi wniosków

Gmina chce narzędzia, które z wniosku o dodatek mieszkaniowy odczyta dane i wskaże braki formalne.

1. Komórka merytoryczna zapisuje przeznaczenie tak, że narzędzie nie ocenia uprawnienia do świadczenia i nie przygotowuje projektu rozstrzygnięcia, wskazuje wyłącznie braki dokumentów, a decyzję sporządza pracownik. Tak zapisane przeznaczenie jest argumentem za tym, że narzędzie nie służy do oceny kwalifikowalności w rozumieniu załącznika III pkt 5 lit. a. Ocenę trzeba udokumentować (art. 6 ust. 3 rozporządzenia) i powtórzyć, jeżeli zmieni się sposób korzystania.
2. W opisie przedmiotu zamówienia są funkcje (odczyt załączników, porównanie z listą wymaganych dokumentów, wskazanie braków), bez nazwy produktu, z wymogiem, by każde wskazanie odsyłało do fragmentu dokumentu.
3. Jako przedmiotowe środki dowodowe zamawiający żąda instrukcji stosowania, opisu ograniczeń i oświadczenia o roli dostawcy. W dokumentach zamówienia wskazuje też podstawę wykluczenia z art. 109 ust. 1 pkt 10.
4. Kryteria obejmują cenę 55% i jakość 45%, przy czym jakość mierzy test na stu zanonimizowanych wnioskach gminy (odsetek trafnych wskazań i odsetek wskazań fałszywych), z progiem minimalnym.
5. W umowie znajdują się zakaz trenowania na danych gminy, umowa powierzenia, zakaz oznaczeń gminy w interfejsie i procedura zmiany wersji (zawiadomienie na 14 dni wcześniej, powtórzenie testu na tym samym zbiorze, prawo pozostania przy poprzedniej wersji przez trzy miesiące, prawo wypowiedzenia po spadku poniżej progu).
6. Po ośmiu miesiącach wykonawca zapowiada zmianę wersji. Gmina powtarza test, odsetek wskazań fałszywych rośnie, więc gmina zostaje przy wersji dotychczasowej. Bez zapisu z punktu 5 musiałaby albo przyjąć nową wersję, albo szukać podstawy zmiany umowy w art. 455 Pzp.

Wskazywanie modelu w opisie i pomijanie przyszłych obowiązków w umowie

Opis przedmiotu zamówienia mówi, jakiego modelu urząd chce, zamiast opisywać, do czego system ma służyć. Błędem jest także założenie, że skoro obowiązki dla systemów wysokiego ryzyka zaczynają działać w 2027 i 2028 r., to w umowie zawieranej dziś nie trzeba ich przewidzieć.

Zagadnienia nierozstrzygnięte

Nie ma praktyki co do granicy między istotną zmianą systemu (art. 3 pkt 23 rozporządzenia) a zwykłą aktualizacją wersji, a od tej granicy zależy, czy urząd staje się dostawcą.

Nie jest przesądzone, w jakim zakresie administracyjne kary pieniężne będą nakładane na podmioty publiczne, bo art. 99 ust. 8 rozporządzenia zostawia to państwu członkowskiemu, a przepisy o kontroli, postępowaniu i karach z ustawy z 3 lipca 2026 r. wchodzą w życie 28 października 2026 r.

Sporny pozostaje status prawnoautorski wyników generowanych przez system.