baza wiedzyJak urząd ma wykazać, że spełnia wymóg kompetencji z art. 4 AI Act

moja ocena Wykazuje się środki, które urząd podjął, bo po nowelizacji art. 4 mówi o środkach wspierających rozwój kompetencji w zakresie AI, a nie o poziomie wiedzy poszczególnych osób. Dowodem jest dokumentacja: wykaz używanych narzędzi, zakres i data szkolenia, lista uczestników, materiały i zasada dla osób nowo zatrudnionych.

Brzmienie art. 4 po nowelizacji

W pierwotnej wersji art. 4 rozporządzenia 2024/1689 nakazywał dostawcom i podmiotom stosującym zapewnić, w możliwie najszerszym zakresie, wystarczający poziom kompetencji w zakresie AI u personelu i innych osób zajmujących się w ich imieniu działaniem i wykorzystywaniem systemów. Rozporządzenie (UE) 2026/1744, w mocy od 27 lipca 2026 r., zastąpiło ten przepis w całości.

Obowiązek jest teraz obowiązkiem starannego działania: podjęcia środków wspierających rozwój kompetencji, z uwzględnieniem wiedzy technicznej, doświadczenia, wykształcenia i kontekstu stosowania oraz osób, wobec których system jest wykorzystywany. Nie trzeba gwarantować, że konkretna osoba osiągnęła określony poziom, a przepis nie wskazuje żadnego kursu ani certyfikatu.

Obowiązek kompetencyjny obowiązuje od 2 lutego 2025 r., ale w brzmieniu opisanym wyżej dopiero od 27 lipca 2026 r. Środki podjęte wcześniej trzeba zestawić z nowym przepisem, a nie z uchylonym.

Kogo obejmuje w urzędzie

Urząd, który korzysta z systemu AI pod własną odpowiedzialnością, jest podmiotem stosującym (art. 3 pkt 4 rozporządzenia), więc art. 4 dotyczy go wprost. Zakres obejmuje personel i inne osoby zajmujące się działaniem i wykorzystywaniem systemów w imieniu urzędu, a więc także osoby na umowach cywilnoprawnych i stażystów, jeżeli faktycznie z narzędzi korzystają. Nie obejmuje pracowników, którzy z systemami styczności nie mają.

Zakres środków jest inny dla osoby, która wkleja tekst do narzędzia generatywnego, i inny dla osoby nadzorującej system wspierający rozstrzygnięcia.

Czym art. 4 nie jest

Art. 4 nie figuruje w katalogu z art. 99 ust. 4 rozporządzenia, czyli wśród przepisów, których naruszenie zagrożone jest karą do 15 mln euro albo 3% obrotu. Katalog obejmuje obowiązki dostawców (art. 16), upoważnionych przedstawicieli (art. 22), importerów (art. 23), dystrybutorów (art. 24), podmiotów stosujących (art. 26), jednostek notyfikowanych oraz obowiązki przejrzystości z art. 50. Polska ustawa nie tworzy własnego katalogu kar, tylko odsyła do rozdziału XII rozporządzenia (art. 104 ust. 1 ustawy z 3 lipca 2026 r.), więc uchybienie samemu art. 4 nie ma odrębnej sankcji pieniężnej.

Znaczenie ma jednak pośrednie: art. 26 ust. 2 wymaga powierzenia nadzoru ze strony człowieka osobom mającym niezbędne kompetencje, przeszkolenie i uprawnienia, a braki po stronie personelu wychodzą przy ocenie każdego innego obowiązku i przy ocenie staranności organu.

Jak to udokumentować

Wykazuje się kompletem dokumentów, a nie pojedynczym zaświadczeniem: wykaz systemów używanych w urzędzie ze wskazaniem, kto z nich korzysta; zasady korzystania wprowadzone aktem wewnętrznym; dla każdego szkolenia zakres tematyczny rozpisany na punkty, data i wymiar godzinowy, lista uczestników z potwierdzeniem obecności, materiały opatrzone numerem wersji, zaświadczenia; wreszcie zasada, że dopuszczenie do korzystania z narzędzia następuje po odbyciu szkolenia. Komplet trzyma się w jednym miejscu i przechowuje tak długo, jak długo system jest używany.

Zmiana personelu

Lista uczestników z jedną datą przestaje odpowiadać stanowi faktycznemu przy pierwszej rekrutacji. Zgłaszanie osób nowo zatrudnionych i zmieniających stanowisko powinno być obowiązkiem komórki kadrowej, a szkolenie wstępne warunkiem nadania dostępu do narzędzia. Odwrotna sytuacja też wymaga reakcji, bo odejście jedynej przeszkolonej osoby w wydziale zostawia narzędzie bez nadzoru.

Dlaczego jedno szkolenie nie zamyka tematu

Zmienia się stan prawny. Obowiązki przejrzystości z art. 50 stosuje się od 2 sierpnia 2026 r.; okres przejściowy do 2 grudnia 2026 r. dotyczy tylko oznaczania treści syntetycznych w formacie odczytywalnym maszynowo (art. 50 ust. 2) i tylko systemów wprowadzonych do obrotu przed 2 sierpnia 2026 r. Pozostałe obowiązki z art. 50, w tym ujawnienie kontaktu z systemem, obowiązują bez okresu przejściowego.

Od 2 grudnia 2026 r. obowiązują dwa nowe zakazy dodane do art. 5 (lit. ba i bb): generowanie lub manipulowanie materiałami intymnymi bez zgody oraz materiały przedstawiające seksualne wykorzystywanie dzieci. Przepisy o kontroli, postępowaniu i karach z ustawy z 3 lipca 2026 r. wchodzą w życie 28 października 2026 r. Obowiązki dla systemów z załącznika III zaczynają obowiązywać 2 grudnia 2027 r.

Zmieniają się też narzędzia i ich wersje. Szkolenie, na którym podano terminy nieaktualne po lipcowej nowelizacji, nie świadczy o starannym działaniu.

Przykład: urząd miasta, 210 pracowników

Sekretarz zaczyna od inwentaryzacji. Zestawienie licencji i krótka ankieta pokazują, że z narzędzi generatywnych korzysta 46 osób w pięciu wydziałach, w tym trzy w kadrach przy redagowaniu ogłoszeń o naborze.

Powstają dwa poziomy szkolenia. Poziom pierwszy dla wszystkich, 90 minut: czym jest system AI, zakazy z art. 5, obowiązek ujawniania treści wygenerowanych, zasady wewnętrzne, czego nie wolno wprowadzać do narzędzia. Poziom drugi dla 46 osób, 6 godzin: praca na własnych dokumentach, sprawdzanie wyników, rejestrowanie użycia.

Po każdym terminie do jednego katalogu trafiają program z rozpisanymi tematami i czasem, lista obecności z datą, plik z materiałami z numerem wersji oraz zaświadczenia. Prezydent miasta wydaje zarządzenie z zasadami korzystania: dostęp do narzędzia otrzymuje osoba, która odbyła szkolenie poziomu drugiego, a kadry zgłaszają każdą osobę nowo zatrudnioną.

Po pół roku trzy osoby odchodzą, przychodzi pięć nowych, dochodzi narzędzie do transkrypcji. Urząd prowadzi termin uzupełniający dla pięciu osób oraz krótką aktualizację o transkrypcji dla całego poziomu drugiego i dopisuje dokumenty do tego samego katalogu. Na pytanie o podjęte środki urząd może wtedy pokazać ciąg dokumentów pokrywający każdą osobę mającą styczność z narzędziami.

Najczęstsza wpadka

Jedno szkolenie dla całej załogi, zaświadczenia w segregatorze, brak wykazu narzędzi i brak zasady dla osób nowo zatrudnionych. Druga wpadka to szukanie certyfikatu: rozporządzenie żadnego nie wymaga, a zakup certyfikatu zamiast prowadzenia dokumentacji niczego nie wykazuje.

Czego dziś nie da się rozstrzygnąć

Nie ma praktyki organu nadzoru co do tego, jaki zakres środków zostanie uznany za wystarczający, ani co do tego, czy art. 4 będzie badany samodzielnie, czy tylko przy okazji innych obowiązków.

Źródła: rozporządzenie (UE) 2024/1689 (AI Act), art. 3 pkt 4, art. 4, art. 5, art. 26 ust. 2, art. 50 i art. 99 ust. 4; rozporządzenie (UE) 2026/1744 zmieniające AI Act, w mocy od 27 lipca 2026 r.; ustawa z dnia 3 lipca 2026 r. o systemach sztucznej inteligencji (Dz.U. 2026 poz. 1003), art. 104 ust. 1 i art. 127. Sprawdzone 5.08.2026. Treść ma charakter ogólny i nie zastępuje oceny konkretnej sprawy. Kryteria doboru i cykl przeglądu opisuje metodologia.