baza wiedzyCo powinny zawierać zasady korzystania z AI w kancelarii

moja ocena Wykaz narzędzi dopuszczonych i zakazanych, granicę danych, które wolno do nich wprowadzać, obowiązek sprawdzenia każdego wyniku przed użyciem, tryb zgłaszania błędów oraz zapis, kto zasady przyjął i kiedy będą przeglądane. Zwykle mieści się to na dwóch stronach.

Znaczenie dowodowe spisanych zasad

Żaden przepis nie nakazuje kancelarii mieć osobnego dokumentu o sztucznej inteligencji. Powód, dla którego warto go mieć, jest dowodowy. Art. 3 ust. 2 ustawy o radcach prawnych: radca wykonuje zawód ze starannością wynikającą z wiedzy prawniczej oraz zasad etyki radcy prawnego. Art. 12 ust. 1 Kodeksu Etyki Radcy Prawnego wymaga wykonywania czynności zawodowych sumiennie oraz z należytą starannością uwzględniającą profesjonalny charakter działania.

Gdy dojdzie do sporu z klientem albo do postępowania dyscyplinarnego, pytanie brzmi, jak kancelaria zorganizowała pracę, zanim doszło do błędu. Na takie pytanie odpowiada podpisany dokument z datą i zapis ze szkolenia; ustalenia poczynione ustnie zostawiają autora z własnym oświadczeniem.

Zawartość dokumentu

1. Wykaz narzędzi dopuszczonych, z nazwą, wersją i planem taryfowym. Wszystko poza wykazem jest zakazane, dopóki ktoś nie dopisze.
2. Granica danych. Co wolno wprowadzać (tekst przepisów, własne wzory, materiały jawne), co dopiero po usunięciu danych identyfikujących, czego nie wolno w ogóle (akta spraw karnych, dane o zdrowiu, materiały objęte tajemnicą przedsiębiorstwa klienta). Ta część jest łamana najczęściej i musi być napisana konkretnie, z przykładami.
3. Zakres zastosowań. Do czego narzędzie służy (streszczenie, przekład roboczy, szkic do przeredagowania), a do czego nie (ustalanie stanu prawnego, wyszukiwanie orzeczeń bez potwierdzenia w bazie).
4. Weryfikacja. Wynik sprawdza człowiek przed użyciem, a przy powołaniu przepisu albo orzeczenia sprawdzenie polega na otwarciu źródła.
5. Zgłaszanie błędów: gdzie, w jakim terminie i co dokładnie się zapisuje.
6. Data przyjęcia, osoba odpowiedzialna, termin przeglądu.

Kto przyjmuje zasady i jak je egzekwować

W spółce zasady przyjmują wspólnicy albo zarząd uchwałą, z datą i podpisami. W kancelarii jednoosobowej wystarczy własne oświadczenie z datą. Wobec pracowników dokument działa jako polecenie służbowe, o ile dotyczy pracy i nie jest sprzeczne z umową ani z przepisami prawa; wobec współpracowników wiąże przez odesłanie w umowie.

Egzekwowanie nie polega na kontroli każdego zapytania. Opiera się na trzech rzeczach: podpisanym potwierdzeniu zapoznania się, przeglądzie rejestru narzędzi co pół roku oraz tym, że wynik użyty bez sprawdzenia traktuje się jak każde inne uchybienie w prowadzeniu sprawy.

Powiązanie z art. 4 AI Act i z Rekomendacjami KIRP

Art. 4 rozporządzenia (UE) 2024/1689 stosuje się od 2 lutego 2025 r. i obejmuje kancelarię, która korzysta z narzędzia jako podmiot stosujący. Po zmianie wprowadzonej rozporządzeniem (UE) 2026/1744, obowiązującym od 27 lipca 2026 r., przepis mówi o środkach wspierających rozwój kompetencji personelu w zakresie sztucznej inteligencji, bez gwarantowania określonego poziomu wiedzy. Wymóg jest łagodniejszy, ale nie znika: trzeba umieć pokazać, co się w tej sprawie zrobiło. Zasady, szkolenie i lista obecności są najprostszym sposobem.

Rekomendacje Krajowej Izby Radców Prawnych dotyczące korzystania z narzędzi opartych na sztucznej inteligencji (2025) nie są źródłem prawa i same przez się nie tworzą deliktu dyscyplinarnego. Są punktem odniesienia przy ocenie staranności. Wracają w nich tajemnica zawodowa, nadzór człowieka i odpowiedzialność za wynik. Warto zapisać w zasadach, którą wersję rekomendacji uwzględniono i z jakiej daty, bo dokument ma być aktualizowany.

Rejestr narzędzi i zgłaszanie błędów

Rejestr to arkusz z kolumnami: nazwa i wersja, do czego służy, kto odpowiada, gdzie przetwarzane są dane, czy jest umowa powierzenia, czy wyłączono uczenie modelu, data ostatniego przeglądu. Dzięki niemu da się odpowiedzieć klientowi na pytanie, gdzie były jego materiały, bez odtwarzania tego z pamięci.

Zgłaszanie błędów wymaga jednego miejsca (adres skrzynki albo osobna zakładka arkusza), terminu (tego samego dnia) i obowiązku zapisania dwóch rzeczy: co narzędzie podało i jak było naprawdę. Dopiero taki zapis pozwala zauważyć, że od miesiąca wracają nieistniejące sygnatury.

Szkolenie i jego udokumentowanie

Na początek wystarczy półtorej godziny: skąd biorą się zmyślone orzeczenia, gdzie przebiega granica danych, co robić przy błędzie. Dokumentacja: temat, data, prowadzący, lista obecności z podpisami, materiał zapisany w pliku. To dokumentacja środków, o których mowa w art. 4 AI Act, i materiał, którym kancelaria może się posłużyć, gdy padnie pytanie o staranność zawodową. Art. 14 Kodeksu Etyki Radcy Prawnego nakłada zresztą obowiązek dbania o rozwój zawodowy i doskonalenia na zasadach określonych przez samorząd.

Przykład: kancelaria czteroosobowa wdraża zasady w tydzień

Dwóch radców, aplikant, sekretariat. Zaczyna się od spisu stanu faktycznego: każdy wypisuje, z czego korzystał w ostatnim miesiącu. Wychodzi pięć narzędzi, o dwóch wspólnicy nie wiedzieli, a jedno działa na prywatnym koncie aplikanta.

Na tej podstawie zapadają decyzje. Zostają dwa narzędzia na kontach firmowych, konto prywatne przestaje być używane do pracy zawodowej, a do listy zakazów wchodzą akta spraw karnych i dane o zdrowiu. Tekst zasad zajmuje dwie strony i sześć punktów, z rejestrem narzędzi jako załącznikiem.

Szkolenie trwa półtorej godziny i obejmuje jedno zapytanie zadane na żywo, żeby uczestnicy zobaczyli, jak wygląda odpowiedź błędna, a sformułowana równie pewnie jak poprawna. Lista obecności zostaje podpisana i wpięta do teczki. Wspólnicy podpisują uchwałę, pozostali potwierdzenie zapoznania się, powstaje skrzynka do zgłaszania błędów i wpis w kalendarzu na przegląd za sześć miesięcy.

Pierwsze zgłoszenie przychodzi po dwóch tygodniach: narzędzie podało sygnaturę wyroku, której nie ma w bazie orzeczeń. Wpis zajmuje trzy minuty. Przy przeglądzie po pół roku zgłoszeń jest jedenaście i wszystkie dotyczą jednego rodzaju zapytań, więc kolejna wersja zasad zakazuje wyszukiwania orzeczeń w tym narzędziu.

Typowy błąd

Dokument na dwadzieścia stron, przepisany z ogólnego wzoru, którego nikt nie czyta i który nie mówi konkretnie, czego nie wolno wgrywać. Zdarza się też, że zasady zostają przyjęte i odłożone, bez rejestru i bez przeglądu, więc po pół roku opisują narzędzia, z których kancelaria już nie korzysta.

Czego dziś nie da się rozstrzygnąć

Art. 4 po zmianie nie zawiera miary i nie ma wytycznych, ile szkolenia wystarczy. Brakuje orzecznictwa dyscyplinarnego, które odpowiedziałoby, czy sam brak spisanych zasad jest uchybieniem, czy dopiero jego skutek w postaci błędu w sprawie. Sporne pozostaje, czy i kiedy trzeba poinformować klienta o skorzystaniu z narzędzia przy jego sprawie, bo z żadnego przepisu nie wynika to wprost.

Administracyjną karę pieniężną Komisja nakłada na podmiot obowiązany do przestrzegania rozporządzenia 2024/1689 (art. 104 ust. 1 ustawy z 3 lipca 2026 r.), a podmiotem tym może być także osoba fizyczna prowadząca działalność, więc radca prowadzący kancelarię jednoosobowo nie jest poza zasięgiem. Osobno ustawa przewiduje odpowiedzialność za wykroczenie za utrudnianie kontroli i za niewykonanie decyzji Komisji, również gdy sprawca działa w imieniu lub w interesie osoby prawnej (art. 112 i art. 113). Przepisy o kontroli, postępowaniu i karach zaczynają obowiązywać 28 października 2026 r. (art. 127) i praktyki organu jeszcze nie ma.

Źródła: rozporządzenie (UE) 2024/1689 (AI Act), art. 4 i art. 99; tekst pierwotny, art. 4 w brzmieniu sprzed rozporządzenia 2026/1744; rozporządzenie (UE) 2026/1744 zmieniające AI Act, w mocy od 27 lipca 2026 r.; ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych, art. 3 ust. 2 (tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 499); Kodeks Etyki Radcy Prawnego, art. 12 ust. 1 i art. 14; ustawa z dnia 3 lipca 2026 r. o systemach sztucznej inteligencji (Dz.U. 2026 poz. 1003), art. 104, 112, 113 i 127. Sprawdzone 5.08.2026. Treść ma charakter ogólny i nie zastępuje oceny konkretnej sprawy. Kryteria doboru i cykl przeglądu opisuje metodologia.