Co powinny zawierać zasady korzystania z AI w kancelarii

Znaczenie dowodowe spisanych zasad

Żaden przepis nie nakazuje kancelarii mieć osobnego dokumentu o sztucznej inteligencji. Dokument ma jednak znaczenie dowodowe. Art. 3 ust. 2 ustawy o radcach prawnych: radca wykonuje zawód ze starannością wynikającą z wiedzy prawniczej oraz zasad etyki radcy prawnego. Art. 12 ust. 1 Kodeksu Etyki Radcy Prawnego wymaga wykonywania czynności zawodowych sumiennie oraz z należytą starannością uwzględniającą profesjonalny charakter działania.

Gdy dojdzie do sporu z klientem albo do postępowania dyscyplinarnego, pytanie brzmi, jak kancelaria zorganizowała pracę, zanim doszło do błędu. Na takie pytanie odpowiada podpisany dokument z datą i zapis ze szkolenia. Ustalenia poczynione ustnie zostawiają autora z własnym oświadczeniem.

Zawartość dokumentu

1. Wykaz narzędzi dopuszczonych, z nazwą, wersją i planem taryfowym. Wszystko poza wykazem jest zakazane, dopóki ktoś nie dopisze.
2. Granica danych. Co wolno wprowadzać (tekst przepisów, własne wzory, materiały jawne), co dopiero po usunięciu danych identyfikujących, czego nie wolno w ogóle (akta spraw karnych, dane o zdrowiu, materiały objęte tajemnicą przedsiębiorstwa klienta). Ta część jest łamana najczęściej i musi być napisana konkretnie, z przykładami.
3. Zakres zastosowań. Do czego narzędzie służy (streszczenie, przekład roboczy, szkic do przeredagowania), a do czego nie (ustalanie stanu prawnego, wyszukiwanie orzeczeń bez potwierdzenia w bazie).
4. Weryfikacja. Wynik sprawdza człowiek przed użyciem, a przy powołaniu przepisu albo orzeczenia sprawdzenie polega na otwarciu źródła.
5. Zgłaszanie błędów. Ustala się, gdzie, w jakim terminie i co dokładnie się zapisuje.
6. Data przyjęcia, osoba odpowiedzialna, termin przeglądu.

Przyjęcie i egzekwowanie zasad

W spółce zasady przyjmują wspólnicy albo zarząd uchwałą, z datą i podpisami. W kancelarii jednoosobowej wystarczy własne oświadczenie z datą. Wobec pracowników dokument działa jako polecenie służbowe, o ile dotyczy pracy i nie jest sprzeczne z umową ani z przepisami prawa. Wobec współpracowników wiąże przez odesłanie w umowie.

Egzekwowanie obywa się bez kontroli każdego zapytania, bo opiera się na podpisanym potwierdzeniu zapoznania się, przeglądzie rejestru narzędzi co pół roku oraz tym, że wynik użyty bez sprawdzenia traktuje się jak każde inne uchybienie w prowadzeniu sprawy.

Powiązanie z art. 4 AI Act i z Rekomendacjami KIRP

Art. 4 rozporządzenia (UE) 2024/1689 stosuje się od 2 lutego 2025 r. i obejmuje kancelarię, która korzysta z narzędzia jako podmiot stosujący. Po zmianie wprowadzonej rozporządzeniem (UE) 2026/1744, obowiązującym od 27 lipca 2026 r., przepis mówi o środkach wspierających rozwój kompetencji personelu w zakresie sztucznej inteligencji, bez gwarantowania określonego poziomu wiedzy. Wymóg jest łagodniejszy, ale pozostaje, bo trzeba umieć pokazać, co się w tej sprawie zrobiło. Zasady, szkolenie i lista obecności są najprostszym sposobem.

Rekomendacje Krajowej Izby Radców Prawnych dotyczące korzystania z narzędzi opartych na sztucznej inteligencji (2025) nie są źródłem prawa i same przez się nie tworzą deliktu dyscyplinarnego. Są punktem odniesienia przy ocenie staranności. Wracają w nich tajemnica zawodowa, nadzór człowieka i odpowiedzialność za wynik. W zasadach zapisz, którą wersję rekomendacji uwzględniono i z jakiej daty, bo dokument ma być aktualizowany.

Rejestr narzędzi i zgłaszanie błędów

Rejestr to arkusz, w którym zapisuje się nazwę i wersję, do czego narzędzie służy, kto odpowiada, gdzie przetwarzane są dane, czy jest umowa powierzenia, czy wyłączono uczenie modelu oraz datę ostatniego przeglądu. Dzięki niemu da się odpowiedzieć klientowi na pytanie, gdzie były jego materiały, bez odtwarzania tego z pamięci.

Zgłaszanie błędów wymaga jednego miejsca (adres skrzynki albo osobna zakładka arkusza), terminu (tego samego dnia) i obowiązku zapisania, co narzędzie podało i jak było naprawdę. Dopiero taki zapis pozwala zauważyć, że od miesiąca wracają nieistniejące sygnatury.

Szkolenie i jego udokumentowanie

Na początek wystarczy półtorej godziny na omówienie tego, skąd biorą się orzeczenia będące halucynacjami, gdzie przebiega granica danych i co robić przy błędzie. Dokumentacja obejmuje temat, datę, prowadzącego, listę obecności z podpisami i materiał zapisany w pliku. To dokumentacja środków, o których mowa w art. 4 AI Act, i materiał, którym kancelaria może się posłużyć, gdy padnie pytanie o staranność zawodową. Art. 14 Kodeksu Etyki Radcy Prawnego nakłada zresztą obowiązek dbania o rozwój zawodowy i doskonalenia na zasadach określonych przez samorząd.

Przykładowa kancelaria czteroosobowa wdrażająca zasady w tydzień

Dwóch radców, aplikant, sekretariat. Zaczyna się od spisu stanu faktycznego, w którym każdy wypisuje, z czego korzystał w ostatnim miesiącu. Wychodzi pięć narzędzi, o dwóch wspólnicy nie wiedzieli, a jedno działa na prywatnym koncie aplikanta.

Na tej podstawie zapadają decyzje. Zostają dwa narzędzia na kontach firmowych, konto prywatne przestaje być używane do pracy zawodowej, a do listy zakazów wchodzą akta spraw karnych i dane o zdrowiu. Tekst zasad zajmuje dwie strony i sześć punktów, z rejestrem narzędzi jako załącznikiem.

Szkolenie trwa półtorej godziny i obejmuje jedno zapytanie zadane na żywo, żeby uczestnicy zobaczyli, jak wygląda odpowiedź błędna, a sformułowana równie pewnie jak poprawna. Lista obecności zostaje podpisana i wpięta do teczki. Wspólnicy podpisują uchwałę, pozostali potwierdzenie zapoznania się, powstaje skrzynka do zgłaszania błędów i wpis w kalendarzu na przegląd za sześć miesięcy.

Pierwsze zgłoszenie przychodzi po dwóch tygodniach i dotyczy sygnatury wyroku podanej przez narzędzie, której nie ma w bazie orzeczeń. Wpis zajmuje trzy minuty. Przy przeglądzie po pół roku zgłoszeń jest jedenaście i wszystkie dotyczą jednego rodzaju zapytań, więc kolejna wersja zasad zakazuje wyszukiwania orzeczeń w tym narzędziu.

Dokument przepisany ze wzoru i zasady przyjęte bez przeglądu

Dokument na dwadzieścia stron, przepisany z ogólnego wzoru, którego nikt nie czyta i który nie mówi konkretnie, czego nie wolno wgrywać. Zdarza się też, że zasady zostają przyjęte i odłożone, bez rejestru i bez przeglądu, więc po pół roku opisują narzędzia, z których kancelaria już nie korzysta.

Zagadnienia nierozstrzygnięte

Art. 4 po zmianie nie zawiera miary i nie ma wytycznych, ile szkolenia wystarczy. Brakuje orzecznictwa dyscyplinarnego, które odpowiedziałoby, czy sam brak spisanych zasad jest uchybieniem, czy dopiero jego skutek w postaci błędu w sprawie. Sporne pozostaje, czy i kiedy trzeba poinformować klienta o skorzystaniu z narzędzia przy jego sprawie, bo z żadnego przepisu nie wynika to wprost.

Administracyjną karę pieniężną Komisja nakłada na podmiot obowiązany do przestrzegania rozporządzenia 2024/1689 (art. 104 ust. 1 ustawy z 3 lipca 2026 r.), a podmiotem tym może być także osoba fizyczna prowadząca działalność, więc radca prowadzący kancelarię jednoosobowo może podlegać tej karze. Osobno ustawa przewiduje odpowiedzialność za wykroczenie za utrudnianie kontroli i za niewykonanie decyzji Komisji, również gdy sprawca działa w imieniu lub w interesie osoby prawnej (art. 112 i art. 113). Przepisy o kontroli, postępowaniu i karach zaczynają obowiązywać 28 października 2026 r. (art. 127) i praktyki organu jeszcze nie ma.