05 · dla: Urząd gminyAI Act w urzędzie gminy
stan ustalony Urząd gminy jest podmiotem stosującym, więc dziś odpowiada za kompetencje pracowników i za przejrzystość wobec mieszkańca. Wymagania dla systemów wysokiego ryzyka z załącznika III zaczną go wiązać 2 grudnia 2027 r., ale obowiązek rejestracji użycia w bazie UE jest zaprojektowany właśnie dla sektora publicznego.
Co cię dotyczy
- Pracownicy, którzy w urzędzie korzystają z AI, mają być objęci środkami wspierającymi rozwój ich kompetencji. Urząd nie musi gwarantować, że personel osiągnął określony poziom, ale musi umieć pokazać, co zrobił.Art. 4 rozporządzenia (UE) 2024/1689, stosowany od 2 lutego 2025 r., w brzmieniu nadanym rozporządzeniem (UE) 2026/1744, obowiązującym od 27 lipca 2026 r.
- Zakazane praktyki wiążą urząd tak samo jak przedsiębiorcę. Dla gminy realne są zwłaszcza dwa: ocenianie lub klasyfikowanie osób na podstawie zachowania społecznego, prowadzące do gorszego traktowania w sprawach z tym zachowaniem niezwiązanych, oraz wnioskowanie o emocjach pracowników w miejscu pracy na podstawie ich danych biometrycznych.Art. 5 rozporządzenia (UE) 2024/1689, stosowany od 2 lutego 2025 r.; dwa dodatkowe zakazy (lit. ba i bb) od 2 grudnia 2026 r.; kara do 35 mln euro albo 7% światowego obrotu (art. 99 ust. 3).
- Jeżeli na stronie gminy działa asystent rozmawiający z mieszkańcem, mieszkaniec ma wiedzieć, że po drugiej stronie jest system AI. Jeżeli urząd publikuje wygenerowany obraz, dźwięk lub nagranie, ujawnia to bezwarunkowo; przy wygenerowanym tekście informującym społeczeństwo o sprawach leżących w interesie publicznym obowiązek odpada po weryfikacji przez człowieka lub kontroli redakcyjnej, gdy ktoś ponosi za publikację odpowiedzialność redakcyjną.Art. 50 ust. 1 (obowiązek dostawcy) i art. 50 ust. 4 (obowiązek podmiotu stosującego) rozporządzenia (UE) 2024/1689, stosowane od 2 sierpnia 2026 r. Kara do 15 mln euro albo 3% obrotu (art. 99 ust. 4).
- Rejestracja użycia systemu w bazie danych UE. To obowiązek zaprojektowany dla sektora publicznego: podmiot stosujący będący organem publicznym rejestruje się, wybiera system i rejestruje jego wykorzystanie, a jeżeli ustali, że system nie jest w bazie zarejestrowany, nie stosuje go i informuje dostawcę.Art. 49 ust. 3 oraz art. 26 ust. 8 rozporządzenia (UE) 2024/1689; dotyczy systemów wysokiego ryzyka z załącznika III, z wyjątkiem pkt 2. Obowiązek wiąże się z klasyfikacją, której stosowanie odroczono do 2 grudnia 2027 r., i to jest dziś sporne.
- Nadzór krajowy ma już organ i harmonogram. Skargi mieszkańców i kontrole będą trafiać do Komisji Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji.Ustawa z 3 lipca 2026 r. o systemach sztucznej inteligencji (Dz.U. 2026 poz. 1003), w życie 11 sierpnia 2026 r.; przepisy o kontroli, postępowaniu i karach od 28 października 2026 r. (art. 127). Karę nakłada się na podmiot obowiązany (art. 104 ust. 1), a art. 112 i 113 przewidują odrębną odpowiedzialność za wykroczenie, sięgającą osoby działającej w imieniu osoby prawnej.
Czego na siebie nie brać
- Ocena zgodności, dokumentacja techniczna i oznakowanie CE.To obowiązki dostawcy. Urząd, który kupuje gotowe narzędzie i używa go zgodnie z przeznaczeniem wskazanym przez dostawcę, występuje jako podmiot stosujący. Uwaga: zbudowanie własnego narzędzia przez informatyków urzędu albo zlecenie go i oddanie do użytku pod nazwą gminy przenosi urząd do roli dostawcy już na podstawie definicji z art. 3 pkt 3, niezależnie od art. 25. Rejestracja w bazie UE nie jest obowiązkiem wyłącznie dostawcy, o czym wyżej.
- Pełny zestaw wymagań dla systemów wysokiego ryzyka, w tym dla narzędzi wspierających przyznawanie świadczeń.Reżim z załącznika III przesunięto na 2 grudnia 2027 r., a z załącznika I na 2 sierpnia 2028 r. Daty 2 sierpnia 2026 r. i 2 sierpnia 2027 r., które wciąż krążą w materiałach dla samorządu, są nieaktualne. Dla systemów oddanych do użytku wcześniej rozporządzenie przewiduje osobny, późniejszy termin dostosowania (art. 111 ust. 2).
- Data 2 grudnia 2026 r. rozumiana jako termin, do którego urząd ma pooznaczać swoje materiały.Ten okres przejściowy dotyczy wyłącznie znakowania treści syntetycznych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego (art. 50 ust. 2), wyłącznie systemów wprowadzonych do obrotu przed 2 sierpnia 2026 r., a jego adresatem jest dostawca. Obowiązki urzędu jako podmiotu stosującego z art. 50 ust. 4 działają od 2 sierpnia 2026 r. bez odroczenia.
- Odrębna stawka kary za to, że urząd nie przeszkolił pracowników z AI.Art. 4 nie ma własnej stawki w katalogu z art. 99 ust. 4, co nie znaczy, że jest poza zakresem art. 99 ust. 1. Braki w kompetentnym korzystaniu z AI odbijają się przede wszystkim gdzie indziej: w wadliwych rozstrzygnięciach podważanych w odwołaniu i przed sądem administracyjnym oraz w naruszeniu art. 5 albo art. 50.
Rola urzędu w rozporządzeniu
Urząd, który kupuje gotowe narzędzie i używa go zgodnie z przeznaczeniem, jest podmiotem stosującym. Rola zmienia się w dwóch układach: gdy urząd sam zbuduje narzędzie albo zleci jego zbudowanie i odda do użytku pod własną nazwą (art. 3 pkt 3), oraz gdy przy systemie wysokiego ryzyka umieści na nim swoją nazwę, dokona istotnej zmiany albo zmieni przeznaczenie (art. 25).
Sektor publiczny ma jednak w rozporządzeniu obowiązki, których podmiot prywatny nie ma. Najważniejszy to rejestracja: przed oddaniem do użytku albo wykorzystaniem systemu wysokiego ryzyka z załącznika III, z wyjątkiem pkt 2, organ publiczny rejestruje się, wybiera system i rejestruje jego wykorzystanie w bazie danych UE (art. 49 ust. 3). Art. 26 ust. 8 dokłada regułę, która w praktyce bywa zaskoczeniem: jeżeli podmiot stosujący będący organem publicznym ustali, że system nie został zarejestrowany, nie stosuje go i informuje o tym dostawcę.
Kiedy ten obowiązek zaczyna realnie działać, jest dziś sporne. Art. 49 leży w sekcji 5 rozdziału III, a nowelizacja przesunęła sekcje 1, 2 i 3 tego rozdziału. Obowiązek odwołuje się jednak do klasyfikacji wysokiego ryzyka, której stosowanie odroczono do 2 grudnia 2027 r., więc do tego czasu jest w praktyce bezprzedmiotowy. Wykładni Komisji w tym punkcie nie potwierdzono i tak to na tej stronie oznaczam.
Co w gminie zwykle jest AI, choć nikt tak tego nie nazywa
Rzadko chodzi o jedno duże wdrożenie. Częściej o funkcje włączone po cichu: rozpoznawanie tekstu ze skanów w elektronicznym obiegu dokumentów, podpowiedzi w pakiecie biurowym, moduł streszczania w systemie dziedzinowym, asystent na stronie. Do tego dochodzi to, po co pracownicy sięgają samodzielnie z przeglądarki, zwykle bez wiedzy sekretarza.
Ta trzecia warstwa jest najbardziej ryzykowna, bo nikt nie kontroluje, co trafia do narzędzia. Spis narzędzi jest pierwszym krokiem nie dlatego, że wymaga go przepis, tylko dlatego, że bez niego żadne kolejne pytanie nie da się rozstrzygnąć.
Jedna sytuacja od początku do końca
Gmina uruchamia na stronie asystenta odpowiadającego na pytania o odpady komunalne. Wykonawca instaluje okno rozmowy w tydzień.
Pierwsze pytanie brzmi, czy mieszkaniec od pierwszej wiadomości wie, że pisze do programu, i czy da się to okno obsłużyć z klawiatury oraz czytnikiem ekranu. Drugie: czy w umowie z wykonawcą zapisano, kto odpowiada za treść odpowiedzi, gdzie przetwarzane są dane i czy rozmowy służą rozwijaniu modelu. Trzecie: co bot ma robić z pytaniami o terminy procesowe, bo tu błędna odpowiedź kosztuje mieszkańca sprawę.
Po miesiącu wpływa skarga: bot podał złą stawkę opłaty. Urząd ma zapis rozmowy, więc sprawdza, ilu innym mieszkańcom udzielono tej samej odpowiedzi, prostuje ją, wyłącza temat z zakresu bota do czasu poprawy i odnotowuje zdarzenie w wewnętrznym rejestrze zgłoszeń. Bez zapisu rozmów żaden z tych kroków nie byłby możliwy.
Najczęstsza wpadka
Kupienie narzędzia bez rozstrzygnięcia, do czego ma służyć. Od przeznaczenia zależy klasyfikacja, a od klasyfikacji koszt wdrożenia i obowiązki po stronie urzędu. Zapisanie przeznaczenia jednym zdaniem przed napisaniem opisu przedmiotu zamówienia jest najtańszą decyzją w całym procesie.
Druga wpadka: przyjęcie, że skoro reżim wysokiego ryzyka zaczyna się w grudniu 2027 r., to w umowie zawieranej dziś nie trzeba go przewidzieć. Umowy na systemy dziedzinowe obejmują zwykle kilka lat i przetrwają tę datę.
Co się zmieni w 2027 r.
2 grudnia 2027 r. zaczyna obowiązywać reżim dla systemów z załącznika III, a w nim obszar, który dotyczy gmin najbardziej: dostęp do podstawowych świadczeń i usług publicznych. Wchodzą wtedy obowiązki z art. 26, w tym używanie systemu zgodnie z instrukcją, powierzenie nadzoru osobie o odpowiednich kompetencjach, monitorowanie działania i przechowywanie rejestrów zdarzeń, oraz ocena skutków dla praw podstawowych z art. 27, która obciąża podmioty prawa publicznego wprost.
Wcześniej, 28 października 2026 r., zaczynają obowiązywać przepisy o kontroli, postępowaniu i karach z ustawy krajowej. Praktyki organu jeszcze nie ma.
- Zrób spis miejsc, w których w urzędzie działa AI, w trzech warstwach: narzędzia kupione świadomie, funkcje włączone przez dostawców w systemach dziedzinowych i w pakiecie biurowym oraz narzędzia, po które pracownicy sięgają samodzielnie z przeglądarki. Na start wystarczy ankieta do naczelników z tygodniowym terminem. (sekretarz gminy razem z informatykiem urzędu)
- Wydaj zarządzenie o zasadach korzystania z AI: czego nie wolno wprowadzać do narzędzi zewnętrznych, obowiązek sprawdzenia każdej podstawy prawnej i każdego powołanego orzeczenia przed podpisem oraz przypomnienie, że decyzję firmuje upoważniony pracownik. (wójt, burmistrz albo prezydent, po opinii inspektora ochrony danych i radcy prawnego)
- Przejrzyj stronę gminy i Biuletyn Informacji Publicznej: czy działa tam asystent, czy przed pierwszym pytaniem widać, że odpowiada system AI, czy da się go obsłużyć z klawiatury i czytnikiem ekranu oraz czy deklaracja dostępności to opisuje. (redaktor strony i BIP razem z koordynatorem do spraw dostępności)
Źródła: rozporządzenie (UE) 2024/1689 (AI Act), art. 3 pkt 3 i 4, art. 4, art. 5, art. 25, art. 26 ust. 8, art. 49 ust. 3, art. 50, art. 99 i art. 111 ust. 2; rozporządzenie (UE) 2026/1744 zmieniające AI Act, w mocy od 27 lipca 2026 r.; ustawa z dnia 3 lipca 2026 r. o systemach sztucznej inteligencji (Dz.U. 2026 poz. 1003); ustawa z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych, art. 5 ust. 1, art. 10 i art. 11 (tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 1440). Sprawdzone 5.08.2026. Treść ma charakter ogólny i nie zastępuje oceny konkretnej sytuacji. Kryteria doboru i cykl przeglądu opisuje metodologia.