Czy urzędnik może przygotować decyzję administracyjną z pomocą AI

Wydawanie i podpisywanie decyzji administracyjnej

Sprawę załatwia organ przez wydanie decyzji (art. 104 § 1 KPA). Organ może upoważnić pracowników obsługujących ten organ do załatwiania spraw w jego imieniu w ustalonym zakresie, w szczególności do wydawania decyzji, na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 268a KPA). Decyzja zawiera podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego pracownika organu upoważnionego do wydania decyzji (art. 107 § 1 pkt 8 KPA). Pisma utrwalone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią (art. 14 § 1a KPA).

Kodeks zna jeden wyjątek. Sprawy mogą być załatwiane pismami generowanymi automatycznie i opatrzonymi kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu, a wtedy przepisów o podpisie pracownika się nie stosuje (art. 14 § 1b KPA).

W decyzji podpisywanej przez człowieka narzędzie użyte przy pisaniu pozostaje przedmiotem, tak jak edytor tekstu albo baza aktów prawnych. Podpisujący odpowiada za każde zdanie decyzji.

Wymogi uzasadnienia decyzji

Według art. 107 § 3 KPA uzasadnienie faktyczne powinno w szczególności zawierać wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których się oparł, oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej. Uzasadnienie prawne to wyjaśnienie podstawy prawnej z przytoczeniem przepisów prawa.

To opis czynności myślowej, którą ktoś musiał wykonać. Organ zbiera i rozpatruje materiał dowodowy (art. 77 § 1 KPA) i ocenia, czy okoliczność została udowodniona (art. 80 KPA). Uzasadnienie tę ocenę odtwarza, żeby strona zrozumiała przesłanki rozstrzygnięcia (art. 11 KPA). Model odtwarza wzorzec językowy uzasadnień, ale nie rozumowanie w konkretnej sprawie, bo go nie prowadził.

Granice pomocy redakcyjnej

Bez zastrzeżeń można użyć narzędzia do skrócenia zdań, uporządkowania akapitów, sprawdzenia, czy w projekcie nie ma sprzeczności wewnętrznych, i streszczenia długiego pisma strony na własny użytek.

Poza granicą leżą pytanie, jak sprawę rozstrzygnąć, wraz z przeniesieniem odpowiedzi do decyzji, zlecenie narzędziu wskazania podstawy prawnej oraz zlecenie mu oceny dowodów.

Test praktyczny polega na pytaniu, czy po zamknięciu narzędzia można wskazać, skąd wzięło się każde zdanie uzasadnienia i każdy powołany przepis. Jeżeli nie, decyzja nie jest gotowa do podpisu.

Kryteria wypracowane w innych krajach

Kolumbijski Trybunał Konstytucyjny w wyroku T-323/24 z 2 sierpnia 2024 r. oceniał postępowanie sędziego, który przy sporządzaniu uzasadnienia posłużył się narzędziem rozmownym i sam o tym napisał. Trybunał tej praktyki nie zakazał. Wskazał zestaw kryteriów użycia takich narzędzi w sądzie, w tym przejrzystość, odpowiedzialność i weryfikację wyników przez orzekającego oraz zakaz zastępowania rozumowania człowieka. Nakazał też radzie sądownictwa wydanie wytycznych w ciągu czterech miesięcy i przeszkolenie sędziów. Wyrok dotyczy sądu, ale kryteria opierają się na tej samej myśli, która rządzi decyzją administracyjną, czyli na odpowiedzialności podpisującego.

Austriacki Federalny Sąd Administracyjny w sprawie W256 2235360-1 z 1 września 2025 r. oceniał system szacujący szanse osób bezrobotnych na rynku pracy. Uznał, że przegląd wyniku przez doradcę stanowi rzeczywisty udział człowieka wtedy, gdy doradcy są przeszkoleni do samodzielnej oceny i gotowi podważyć wynik modelu. Dla urzędu wynika z tego ostrzeżenie, że podpis pod tekstem, którego nie umie zakwestionować podpisujący, jest udziałem pozornym. Stąd znaczenie art. 4 AI Act, który nakazuje podejmować środki wspierające rozwój kompetencji personelu w zakresie AI. Po nowelizacji z 2026 r. przepis mówi o środkach, bez gwarantowania poziomu. Oba orzeczenia są w rejestrze.

Przykładowa sprawa o wymeldowanie

Do gminy wpływa wniosek właściciela lokalu o wymeldowanie byłego najemcy. W aktach znajdują się wniosek, protokół z oględzin lokalu, zeznania dwóch sąsiadów (jeden twierdzi, że najemca bywa w mieszkaniu, drugi, że wyprowadził się dwa lata temu) oraz pismo najemcy, że trzyma tam rzeczy i zamierza wrócić.

Pracownik streszcza sprawę w kilku zdaniach, wkleja streszczenie do narzędzia i prosi o projekt uzasadnienia. Dostaje trzy strony poprawnego tekstu z wnioskiem, że opuszczenie lokalu było trwałe i dobrowolne, oraz dwie sygnatury wyroków.

Narzędzie otrzymało wyłącznie streszczenie sprawy, więc ocenia streszczenie. Z tekstu zniknęła sprzeczność między zeznaniami sąsiadów, a art. 107 § 3 KPA wymaga podania przyczyn odmowy wiarygodności. Sygnatur nikt nie sprawdził. Ocenę trwałości i dobrowolności opuszczenia lokalu pracownik musi przeprowadzić sam i nie może przenieść jej na narzędzie.

Przy innej organizacji tej samej pracy pracownik najpierw sam zestawia dowody i zapisuje w notatce do akt, którym daje wiarę i dlaczego. Zeznanie o wyprowadzce potwierdza protokół oględzin, bo w lokalu nie ma rzeczy codziennego użytku, a licznik stoi. Mając własne ustalenia, prosi narzędzie o poprawienie języka projektu, który sam napisał. Każdy przepis sprawdza w tekście ustawy, każde orzeczenie w bazie. Osoba upoważniona czyta uzasadnienie pod kątem art. 107 § 3 KPA i dopiero wtedy podpisuje. Strona czyta w uzasadnieniu, dlaczego organ dał wiarę jednemu sąsiadowi, a nie drugiemu.

Czytanie projektu wyłącznie pod kątem stylu

Projekt czyta się wyłącznie pod kątem stylu. Tekst wygląda na dopracowany, więc sprawia wrażenie sprawdzonego. Skutkiem bywa uzasadnienie, które omija dowody niewygodne albo powołuje przepis w brzmieniu sprzed nowelizacji. Naruszenie art. 107 § 3 KPA jest naruszeniem przepisów postępowania, które może mieć istotny wpływ na wynik sprawy, a to podstawa uchylenia decyzji przez sąd administracyjny (art. 145 § 1 pkt 1 lit. c Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi).

Ślad w aktach sprawy

Metryka sprawy wskazuje wszystkie osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności, i wszystkie te czynności, z odesłaniem do dokumentów (art. 66a § 1 i 2 KPA). Rubryki na narzędzie metryka nie przewiduje i nie trzeba jej naginać. Jeżeli urząd chce mieć obraz tego, gdzie sięga po AI, prowadzi ewidencję poza aktami obejmującą wykaz narzędzi, zakres dopuszczonych zastosowań i przypisanie do stanowisk.

Strona ma prawo wglądu do akt (art. 73 KPA). Co trafi do akt, to strona przeczyta, łącznie z notatką pracownika o ocenie dowodów. To powód, żeby notatkę pisać starannie.

Zagadnienia nierozstrzygnięte

Nie ma przepisu, który wprost pozwala albo zakazuje używania narzędzi AI przy sporządzaniu decyzji. Nie ma orzeczenia polskiego sądu administracyjnego, które oceniałoby użycie narzędzia przez organ przy sporządzaniu decyzji. Naczelny Sąd Administracyjny wypowiedział się dotąd o piśmie pełnomocnika, w postanowieniu z 23 czerwca 2026 r., I FZ 104/26, w którym stwierdził, że trzy powołane orzeczenia nie istnieją w przywołanym kształcie (błędne daty i przedmiot rozstrzygnięcia).

Otwarte pozostaje, czy sąd potraktuje samo użycie narzędzia jako uchybienie, czy oceni wyłącznie treść uzasadnienia. W mojej ocenie bardziej przekonuje drugie rozwiązanie. Otwarte pozostaje także, czy organ powinien informować stronę o użyciu narzędzia, skoro kryterium przejrzystości z wyroku T-323/24 nie ma odpowiednika w KPA. Otwarte pozostaje wreszcie, gdzie leży granica, po przekroczeniu której pomoc zamienia się w rozstrzyganie zautomatyzowane i wchodzi w grę art. 22 RODO. Do czasu wyjaśnienia bezpieczniej traktować narzędzie wyłącznie jako redaktora.