baza wiedzyCzy urzędnik może przygotować decyzję administracyjną z pomocą AI

moja ocena Przepisy wprost tego nie regulują. Jeżeli narzędzie ma być użyte, to bezpiecznie tylko do prac pomocniczych i redakcyjnych, bo rozstrzygnięcie, ocena dowodów i uzasadnienie muszą pochodzić od upoważnionego pracownika, który podpisuje decyzję.

Kto wydaje decyzję i kto ją podpisuje

Sprawę załatwia organ przez wydanie decyzji (art. 104 § 1 KPA). Organ może upoważnić pracowników obsługujących ten organ do załatwiania spraw w jego imieniu w ustalonym zakresie, w szczególności do wydawania decyzji, na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 268a KPA). Decyzja zawiera podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego pracownika organu upoważnionego do wydania decyzji (art. 107 § 1 pkt 8 KPA). Pisma utrwalone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią (art. 14 § 1a KPA).

Kodeks zna jeden wyjątek: sprawy mogą być załatwiane pismami generowanymi automatycznie i opatrzonymi kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu, a wtedy przepisów o podpisie pracownika się nie stosuje (art. 14 § 1b KPA). Poniższe uwagi dotyczą decyzji podpisywanych przez człowieka.

W tej konstrukcji narzędzie użyte przy pisaniu pozostaje przedmiotem, tak jak edytor tekstu albo baza aktów prawnych. Kto podpisuje, ten bierze na siebie każde zdanie.

Czego wymaga uzasadnienie

Art. 107 § 3 KPA: uzasadnienie faktyczne powinno w szczególności zawierać wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których się oparł, oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej. Uzasadnienie prawne to wyjaśnienie podstawy prawnej z przytoczeniem przepisów prawa.

To opis czynności myślowej, którą ktoś musiał wykonać. Organ zbiera i rozpatruje materiał dowodowy (art. 77 § 1 KPA) i ocenia, czy okoliczność została udowodniona (art. 80 KPA). Uzasadnienie tę ocenę odtwarza, żeby strona zrozumiała przesłanki rozstrzygnięcia (art. 11 KPA). Model odtwarza wzorzec językowy uzasadnień, ale nie rozumowanie w konkretnej sprawie, bo go nie prowadził.

Gdzie kończy się pomoc redakcyjna

Bez zastrzeżeń: skrócenie zdań, uporządkowanie akapitów, sprawdzenie, czy w projekcie nie ma sprzeczności wewnętrznych, streszczenie długiego pisma strony na własny użytek.

Poza granicą: pytanie, jak sprawę rozstrzygnąć, i przeniesienie odpowiedzi do decyzji; zlecenie narzędziu wskazania podstawy prawnej; zlecenie mu oceny dowodów.

Test praktyczny jest jeden: czy po zamknięciu narzędzia potrafię wskazać, skąd wzięło się każde zdanie uzasadnienia i każdy powołany przepis. Jeżeli nie, decyzja nie jest gotowa do podpisu.

Kryteria wypracowane w innych krajach

Kolumbijski Trybunał Konstytucyjny w wyroku T-323/24 z 2 sierpnia 2024 r. oceniał postępowanie sędziego, który przy sporządzaniu uzasadnienia posłużył się narzędziem rozmownym i sam o tym napisał. Trybunał tej praktyki nie zakazał. Wskazał zestaw kryteriów użycia takich narzędzi w sądzie, w tym przejrzystość, odpowiedzialność i weryfikację wyników przez orzekającego oraz zakaz zastępowania rozumowania człowieka. Nakazał też radzie sądownictwa wydanie wytycznych w ciągu czterech miesięcy i przeszkolenie sędziów. Wyrok dotyczy sądu, ale kryteria opierają się na tej samej myśli, która rządzi decyzją administracyjną: odpowiada podpisujący.

Austriacki Federalny Sąd Administracyjny w sprawie W256 2235360-1 z 1 września 2025 r. oceniał system szacujący szanse osób bezrobotnych na rynku pracy. Uznał, że przegląd wyniku przez doradcę stanowi rzeczywisty udział człowieka wtedy, gdy doradcy są przeszkoleni do samodzielnej oceny i gotowi podważyć wynik modelu. Dla urzędu to ostrzeżenie: podpis pod tekstem, którego podpisujący nie umie zakwestionować, jest udziałem pozornym. Stąd znaczenie art. 4 AI Act, który nakazuje podejmować środki wspierające rozwój kompetencji personelu w zakresie AI; po nowelizacji z 2026 r. przepis mówi o środkach, bez gwarantowania poziomu. Oba orzeczenia są w rejestrze.

Przykład: sprawa o wymeldowanie

Do gminy wpływa wniosek właściciela lokalu o wymeldowanie byłego najemcy. W aktach są: wniosek, protokół z oględzin lokalu, zeznania dwóch sąsiadów (jeden twierdzi, że najemca bywa w mieszkaniu, drugi, że wyprowadził się dwa lata temu) oraz pismo najemcy, że trzyma tam rzeczy i zamierza wrócić.

Pracownik streszcza sprawę w kilku zdaniach, wkleja streszczenie do narzędzia i prosi o projekt uzasadnienia. Dostaje trzy strony poprawnego tekstu z wnioskiem, że opuszczenie lokalu było trwałe i dobrowolne, oraz dwie sygnatury wyroków.

Cztery rzeczy są nie tak. Narzędzie nie widziało akt, tylko streszczenie, więc ocenia streszczenie. Z tekstu zniknęła sprzeczność między zeznaniami sąsiadów, a art. 107 § 3 KPA wymaga podania przyczyn odmowy wiarygodności. Sygnatur nikt nie sprawdził. Ocena trwałości i dobrowolności opuszczenia lokalu to właśnie ta czynność, której pracownik nie może przenieść na narzędzie.

Przy innej organizacji tej samej pracy pracownik najpierw sam zestawia dowody i zapisuje w notatce do akt, którym daje wiarę i dlaczego: zeznanie o wyprowadzce potwierdza protokół oględzin, bo w lokalu nie ma rzeczy codziennego użytku, a licznik stoi. Mając własne ustalenia, prosi narzędzie o poprawienie języka projektu, który sam napisał. Każdy przepis sprawdza w tekście ustawy, każde orzeczenie w bazie. Osoba upoważniona czyta uzasadnienie pod kątem art. 107 § 3 KPA i dopiero wtedy podpisuje. Strona czyta w uzasadnieniu, dlaczego organ dał wiarę jednemu sąsiadowi, a nie drugiemu.

Najczęstsza wpadka

Projekt czyta się pod kątem stylu, a nie prawdziwości. Tekst wygląda na dopracowany, więc sprawia wrażenie sprawdzonego. Skutkiem bywa uzasadnienie, które omija dowody niewygodne albo powołuje przepis w brzmieniu sprzed nowelizacji. Naruszenie art. 107 § 3 KPA jest naruszeniem przepisów postępowania, które może mieć istotny wpływ na wynik sprawy, a to podstawa uchylenia decyzji przez sąd administracyjny (art. 145 § 1 pkt 1 lit. c Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi).

Ślad w aktach sprawy

Metryka sprawy wskazuje wszystkie osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności, i wszystkie te czynności, z odesłaniem do dokumentów (art. 66a § 1 i 2 KPA). Rubryki na narzędzie metryka nie przewiduje i nie trzeba jej naginać. Jeżeli urząd chce mieć obraz tego, gdzie sięga po AI, prowadzi ewidencję poza aktami: wykaz narzędzi, zakres dopuszczonych zastosowań, przypisanie do stanowisk.

Strona ma prawo wglądu do akt (art. 73 KPA). Co trafi do akt, to strona przeczyta, łącznie z notatką pracownika o ocenie dowodów. To powód, żeby notatkę pisać starannie.

Czego dziś nie da się rozstrzygnąć

Nie ma przepisu, który wprost pozwala albo zakazuje używania narzędzi AI przy sporządzaniu decyzji. Nie ma orzeczenia polskiego sądu administracyjnego, które oceniałoby użycie narzędzia przez organ przy sporządzaniu decyzji; Naczelny Sąd Administracyjny wypowiedział się dotąd o piśmie pełnomocnika, w postanowieniu z 23 czerwca 2026 r., I FZ 104/26, w którym stwierdził trzy zmyślone orzeczenia.

Otwarte pozostają trzy pytania. Czy sąd potraktuje samo użycie narzędzia jako uchybienie, czy oceni wyłącznie treść uzasadnienia; skłaniam się ku drugiemu, ale to pogląd. Czy organ powinien informować stronę o użyciu narzędzia, skoro kryterium przejrzystości z wyroku T-323/24 nie ma odpowiednika w KPA. Gdzie leży granica, po przekroczeniu której pomoc zamienia się w rozstrzyganie zautomatyzowane i wchodzi w grę art. 22 RODO. Do czasu wyjaśnienia bezpieczniej traktować narzędzie wyłącznie jako redaktora.

Źródła: Kodeks postępowania administracyjnego, art. 9, 11, 14 § 1a i 1b, 66a, 73, 77 § 1, 80, 104 § 1, 107 § 1 pkt 8 i § 3 oraz art. 268a; Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, art. 145 § 1 pkt 1 lit. c; rozporządzenie (UE) 2024/1689 (AI Act), art. 4 w brzmieniu nadanym rozporządzeniem (UE) 2026/1744, w mocy od 27 lipca 2026 r.; wyrok Trybunału Konstytucyjnego Kolumbii T-323/24 oraz wyrok austriackiego Federalnego Sądu Administracyjnego W256 2235360-1, opisane w rejestrze orzeczeń. Sprawdzone 5.08.2026. Treść ma charakter ogólny i nie zastępuje oceny konkretnej sprawy. Kryteria doboru i cykl przeglądu opisuje metodologia.