Czy mieszkaniec może zapytać, jakiego systemu AI używa urząd

Podstawa i terminy

Informacją publiczną jest każda informacja o sprawach publicznych (art. 1 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej). Art. 6 ust. 1 pkt 3 obejmuje tryb działania organu, sposoby załatwiania spraw i prowadzone rejestry, pkt 5 majątek publiczny, a co do umów i wynagrodzeń podstawą jest także art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. f oraz klauzula ogólna z art. 1 ust. 1. Narzędzie, którym urząd posługuje się przy załatwianiu spraw, oraz umowa opłacona ze środków publicznych mieszczą się w tych przepisach.

Od wnioskodawcy nie wolno żądać wykazania interesu prawnego ani faktycznego (art. 2 ust. 2). Informację udostępnia się bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni, a po powiadomieniu o przyczynach opóźnienia w terminie nie dłuższym niż 2 miesiące (art. 13 ust. 1 i 2). Odmowa następuje w drodze decyzji (art. 16 ust. 1), z uzasadnieniem i pouczeniem o odwołaniu.

Informacje zwykle podlegające udostępnieniu

Fakt korzystania z systemu przy określonej kategorii spraw, nazwa narzędzia i podmiot, od którego pochodzi, umowa wraz z wynagrodzeniem, wewnętrzne zarządzenia i regulaminy określające zasady korzystania oraz informacja, na jakim etapie sprawy narzędzie jest używane.

Granice

Art. 5 ust. 1 odsyła do informacji niejawnych i innych tajemnic ustawowo chronionych. Art. 5 ust. 2 wskazuje prywatność osoby fizycznej i tajemnicę przedsiębiorcy, z zastrzeżeniem, że ograniczenie nie dotyczy osób pełniących funkcje publiczne w zakresie związanym z pełnieniem tych funkcji.

Przy tajemnicy przedsiębiorcy sądy administracyjne sięgają do definicji tajemnicy przedsiębiorstwa z art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Według tego przepisu tajemnicą przedsiębiorstwa są informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne mające wartość gospodarczą, nieujawnione, wobec których uprawniony podjął działania w celu zachowania poufności. Trzy przesłanki muszą wystąpić łącznie. Oświadczenie wykonawcy, że tajemnicą jest całość umowy, nie zwalnia urzędu z ich zbadania i z wykazania wyniku w uzasadnieniu decyzji.

Osobno pojawia się argument bezpieczeństwa. Szczegóły konfiguracji zabezpieczeń bywają wyłączane, ale jest to wyjątek wymagający wskazania konkretnej podstawy. Odmowa udostępnienia informacji przetworzonej następuje decyzją na podstawie art. 16 ust. 1 w związku z art. 3 ust. 1 pkt 1, gdy wnioskodawca nie wykaże szczególnej istotności dla interesu publicznego. Kwalifikowanie prostego zestawienia jako informacji przetworzonej jest częstą i często wadliwą praktyką.

Decyzje oparte na wyniku systemu

Osoba, której dane dotyczą, ma odrębną drogę, niezależną od dostępu do informacji publicznej. Art. 15 ust. 1 lit. h RODO daje prawo do informacji o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4, oraz do istotnych informacji o zasadach ich podejmowania, a także o znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania.

Zakres tego obowiązku wyznaczył wyrok Trybunału Sprawiedliwości z 27 lutego 2025 r. w sprawie C-203/22 (Dun & Bradstreet Austria). Administrator ma opisać procedurę i zasady faktycznie stosowane, zwięźle, przejrzyście i zrozumiale, tak by osoba mogła pojąć, które jej dane zostały wykorzystane i w jaki sposób. Przekazanie samego wzoru matematycznego albo pełnego opisu algorytmu tego nie spełnia. Gdy administrator powołuje się na tajemnicę handlową, nie może poprzestać na odmowie i ma przekazać sporne informacje organowi nadzorczemu albo sądowi, a to one ważą prawa stron i wyznaczają zakres udostępnienia. Pełny opis sprawy jest w rejestrze wyroków i decyzji.

Niezależnie od tego decyzja administracyjna wymaga uzasadnienia faktycznego i prawnego (art. 107 § 3 KPA). Jeżeli organ oparł ustalenia na wyniku narzędzia, uzasadnienie musi to pokazać. Art. 86 rozporządzenia 2024/1689 daje prawo do wyjaśnienia roli systemu w procedurze decyzyjnej, ale wyłącznie wobec decyzji opartych na wyniku systemu wysokiego ryzyka z załącznika III, z wyłączeniem systemów z pkt 2 tego załącznika, i tylko wobec decyzji wywołującej skutki prawne albo w podobny sposób istotnie wpływającej na zdrowie, bezpieczeństwo lub prawa podstawowe. Ten reżim stosuje się od 2 grudnia 2027 r.

Wykaz systemów w jednostce

Powszechnego obowiązku prowadzenia wewnętrznego wykazu systemów AI nie da się dziś wywieść wprost z przepisu. Art. 49 ust. 3 rozporządzenia przewiduje rejestrację przez podmioty publiczne w bazie danych UE, ale dotyczy systemów wysokiego ryzyka z załącznika III i zacznie działać razem z tym reżimem. Praktycznie wykaz i tak jest potrzebny, bo bez niego nie da się odpowiedzieć na wniosek w 14 dni ani pokazać, jakie środki podjęto w wykonaniu art. 4.

Przykładowy wniosek o narzędzia w wydziale ochrony środowiska

Mieszkaniec pyta, czy przy rozpatrywaniu wniosków o zezwolenie na usunięcie drzewa gmina korzysta z narzędzi AI, jakich, na podstawie jakiej umowy i za jaką kwotę, oraz prosi o umowę i zasady korzystania.

Sekretarz sprawdza wykaz systemów i ustala, że wydział używa narzędzia do odczytu tekstu z załączników i wstępnego streszczania wniosków, kupionego w ramach umowy na elektroniczny obieg dokumentów. Gmina zawiadamia wykonawcę i pyta, które postanowienia uważa za tajemnicę przedsiębiorcy i z jakim uzasadnieniem. Wykonawca odpowiada, że całość.

Gmina bada to samodzielnie. Przedmiot umowy i wynagrodzenie były jawne już w postępowaniu o zamówienie, więc przesłanki nie są spełnione. Dwa załączniki techniczne opisujące architekturę i sposób integracji spełniają wszystkie trzy przesłanki z art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, bo wykonawca wykazał wartość gospodarczą tych informacji, ich nieujawnienie oraz podjęte działania w celu zachowania poufności.

Dwunastego dnia gmina udostępnia informację o fakcie i funkcji narzędzia, nazwę i wykonawcę, umowę bez dwóch załączników i z zanonimizowanymi danymi osób fizycznych, zarządzenie o zasadach korzystania oraz kwotę wynagrodzenia. Co do dwóch załączników wydaje decyzję odmowną z uzasadnieniem odnoszącym się do każdej z trzech przesłanek. Jeżeli powstanie spór, dotyczy dwóch załączników, a odmowa w całości jednym zdaniem o tajemnicy przedsiębiorstwa naraziłaby decyzję na uchylenie, bo wykazanie przesłanek obciąża organ.

Błędy w rozpatrywaniu wniosku o informację publiczną

Błędem jest przyjęcie oświadczenia wykonawcy za rozstrzygające i odmowa w całości bez własnej analizy. Do błędów należy też odpowiedź zwykłym pismem zamiast decyzji, przez co wnioskodawca traci tryb odwoławczy, a gmina naraża się na uwzględnienie skargi na bezczynność. Błędne jest także udostępnienie umowy bez anonimizacji danych osób fizycznych.

Kwestie sporne

Nie ma orzecznictwa co do tego, czy treść poleceń i instrukcji wprowadzanych do modelu przez urząd stanowi tajemnicę przedsiębiorcy dostawcy, dokument wewnętrzny czy informację publiczną.

Sporne bywa, czy zestawienie wszystkich systemów używanych w jednostce to informacja prosta, czy przetworzona w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1.

Otwarte pozostaje wreszcie, jak wyjaśnienie z art. 86 rozporządzenia będzie się miało do uzasadnienia decyzji z art. 107 § 3 KPA, gdy reżim wysokiego ryzyka zacznie obowiązywać.